Привязанная к счету юрлица. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой, так и кредитной.

Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в соответствующие документы. В течение семи рабочих дней со дня открытия или закрытия счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом налоговую инспекцию (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5 тыс. рублей по ст. 118 НК РФ.

Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению. Например, в Банке24.ру можно привязать к одному счету неограниченное число корпоративных карт.

Плюсы использования корпоративных карт для организации:

Сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;

Не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;

Управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;

Возможность совершать платежи на сумму свыше 100 тыс. рублей. В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июля 2007 года № 1843-У , расчеты наличными деньгами в РФ между организациями, в том числе индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам – таким образом, данное ограничение на операции с корпоративными картами не распространяется;

С помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;

Круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;

Возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;

Снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;

Хорошая альтернатива чековой книжке.

Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.

Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит от 1 тыс. рублей. Например, в банке «Авангард» годовое обслуживание карты MasterCard Business стоит 900 рублей, а MasterCard Gold – 2 тыс. В Санкт-Петербургском Индустриальном Акционерном Банке (СИАБ) годовое обслуживание карты будет стоить 1 тыс. рублей.

Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету. Так, в банке «Авангард» он равен 10 тыс. рублей, в Промсвязьбанке – 3 тыс.

Смотреть что такое "Корпоративная карта" в других словарях:

КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА - (англ. corporate card) – платежная карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Банк выпускает К.к. в пользу сотрудников юридич. лица, к рые используют их для оплаты командировочных и представительских расходов,… …

КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА - банковская карта, которая позволяет ее держателю проводить операции по счету юридического лица … Словарь понятий и терминов, сформулированных в нормативных документах российского законодательства

Универсальная электронная карта - (УЭК) пластиковая карта, сочетающая в себе документ, удостоверяющий личность, полис обязательного медицинского страхования, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, платежную банковскую карту. Информационное… … Википедия

КРЕДИТНАЯ КАРТА - (англ. credit card) именной платежно расчетный документ в виде персонифицированной пластиковой пластинки, выдаваемый банком эмитентом своим вкладчикам для безналичной оплаты, приобретения ими в кредит товаров и услуг в розничной торговой сети,… … Экономический словарь

ПЛАТЕЖНЫЕ КАРТЫ - инструмент безналичных расчетов, применяемый для идентификации владельцев карт в момент совершения операции и для оформления расчетных документов, определяемых законодательством и правилами работы карточных платежных систем. П.к. – одно из… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь

- – корпоративная карта платежной системы Visa. В России не выпускается, чаще всего используется в США. Предлагается банками с 1994 года. Карточка предназначена для сокращения затрат и бумажной работы в организациях, а именно для небольших закупок… … Банковская энциклопедия

Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно. Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги. Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.

Что это такое

Корпоративная банковская карта юридического лица – это, простыми словами, банковский пластик, привязанный к расчетному счету предпринимателя. По сути, он физически мало чем отличается от привычных для нас пластиковых карт, но тем не менее, имеет несколько своих особенностей, а также свое особое назначение. С помощью корпоративной карты сотрудники имеют возможность оплачивать товары и услуги для нужд предприятия в России или за ее пределами.

Обратите внимание, что корпоративная карта не предназначена для перечисления заработной платы и социальных выплат.

Зачем предприятию оформлять банковский платежный инструмент? На самом деле, это неотъемлемый платежный инструмент, ведь любая компания практически каждый день производит какие-либо расходные операции, причем каждая из них сопровождается большим документооборотом, что затрудняет работу бухгалтера. Платежная банковская карта, привязанная к расчетному счету юридического лица, позволяет упростить систему расчетов и более эффективно отслеживать все расходы.

Кстати, нельзя не отметить тот факт, что предприниматель может выпустить несколько неименных банковских карт для нескольких сотрудников, при этом каждая карточка будет привязана к одному главному счету, а при осуществлении расходных операций средства будут списаны с общего расчетного счета юридического лица. Кроме того, руководитель может установить на каждую отдельную карточку определенный лимит.

Сто такое корпоративная карта: определение

Для чего используют платежный пластик юридические лица

Причина для оформления платежных карт у каждого предприятия, несомненно, своя. Но все же использование корпоративных банковских карт может потребоваться в следующих случаях:

• расходы командированных сотрудников;
• представительские траты;
• оплата услуг коммунальных служб;
• расчет с поставщиками;
• оплата канцтоваров;
• оплаты иных услуг, связанных с хозяйственной деятельностью.

Как видно, корпоративная карточка – универсальный инструмент, с помощью которого можно оплачивать товары и услуги. То есть, по сути, это тот же платежный инструмент, которым пользуется большинство физических лиц, но только корпоративные карты предназначены для оплаты не личных нужд сотрудников, а хозяйственных нужд предприятия.

Корпоративная кредитная карта: особенности обслуживания

Спектр финансовых услуг банков довольно широкий, причем как для физических, так и для юридических лиц, соответственно, каждый предприниматель по собственному желанию может оформить дебетовую карточку или кредитную. Соответственно, дебетовая более простая в оформление ведь на ней не предусмотрен кредитный лимит соответственно все расходы будут осуществляться в рамках баланса расчетного счета предпринимателя.

Корпоративная кредитная карта оформляется по личному заявлению юридического лица. Карточка с кредитным лимитом позволяет оплачивать текущие расходы предприятия за счет кредитных средств банка. Кредитный лимит устанавливается финансовым учреждением для каждого клиента индивидуально, в расчет берется средний оборот за расчетный период. Соответственно кредитный лимит не может превышать размер ежемесячных поступлений насчет карты.

Кстати, юридические лица так же, как и физически за пользование кредитным лимитом обязуется уплатить банку процент.

Оформление корпоративной карточки

Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.

Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.

Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.

Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.

Особенности использования

Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:

• список разрешенных операций по пластиковой карте;
• лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
• сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
• порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
• список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
• предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
• ответственность за нарушение правил положения.

Обратите внимание, что правила открытия и использования карточных счетов юридических лиц регламентированы законом, а именно Трудовым кодексом, Налоговым кодексом, Федеральным Законом и положениями Центробанка.

Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.

Нельзя не отметить тот факт, что банк по итогам месяца обязан предоставлять держателям карточек отчет по движению средств, то есть по приходным и расходным операциям.

И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств. Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков. Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.

Использование корпоративных карт

Бухгалтерские проводки

Бухгалтер должен тщательно отслеживать все приходные и расходные операции в компании. Сегодня бухгалтерский учет ведется в специализированной программе 1С. Согласно установленным правилам бухгалтерские проводки по корпоративным картам учитываются в специализированном счете номер 55. По пластиковым картам проводки будут выглядеть следующим образом:

• Д-т 55.04, К-т 51 – поступление денежных средств на карте счет;
• Д-т 71.01, К-т 55.04 – расходная операция;
• Дт 91.02, К-т 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации.

Преимущества платежных корпоративных карт

В первую очередь нужно отметить тот факт, что платежная карта – это универсальный платежный инструмент, который можно использовать на территории России и за ее пределами. Особенно это актуально для предприятий, которые часто командируют своих сотрудников за границу. Ведь в данном случае им нет необходимости производить обмен валюты для оплаты товаров и услуг в иностранной валюте, конвертация осуществляется автоматически.

Также у пластиковых корпоративных карт есть и другие явные преимущества:

1. Руководство или должностному лицу компании нет необходимости каждый раз обращаться в банк для того, чтобы получить необходимую сумму для тех или иных расходов, в том числе при оформлении командировки для сотрудников.
2. Обслуживание корпоративных карт обходится дешевле, нежели комиссия за получение денежных средств в банке.
3. Достаточно в банке открыть один карточный счет и получить несколько платежных карт для сотрудников, которые по долгу службы выполняют расходные операции на нужды компании.
4. Благодаря пластиковым картам легко отследить расходы сотрудников.
5. Произвести пополнение карточного счета можно несколькими способами, в том числе и удаленно с помощью интернет-сервисов.
6. С помощью банковских карт получать наличные можно в любое время суток, так как банкоматы работают круглосуточно, а вот банковские отделения по определенному графику.
7. При наличии корпоративной карты процедура получения денежных средств сотрудниками значительно упрощают работу бухгалтерии, для получения наличных достаточно под расписку получить пластиковую карту, процедура оформления выдачи наличных средств более длительная.
8. Наконец, последнее преимущество – это безопасность, ведь средства на карточном счету надежно защищены от мошеннических действий со стороны третьих лиц, их практически невозможно украсть, даже при утере карты и ей легко заблокировать и перевыпустить.

Кстати, основное преимущество карты в том, что достаточно один раз обратиться в банк и написать заявление на выпуск в будущем в течение 3 лет можно ей пользоваться без дополнительного посещения кредитно-финансовых организаций. Затем, по истечении срока действия можно заказать новый пластик.

Таким образом, для каждого предпринимателя будет очевидным для чего нужны корпоративные карты. Они позволяют тщательно отслеживать траты сотрудников, сократить время на процедуру выдачи наличных для осуществления расходных операций. Кроме того, получить банковский пластик будет просто и быстро в любом коммерческом банке.

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.

Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.

Общие сведения

Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.

Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.

Виды

Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.

По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Особенности операции

Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.

На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущества платежных инструментов

Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:

• Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется , в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
• Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
• Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
• Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно работника, находящегося за границей.
• Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов

Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.

Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).

Важные нюансы

Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.

Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования

Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

• Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
• Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.

Локальный документ организации

На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:

• Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
• Лимиты по расчетам.
• Порядок предоставления отчета по корпоративной карте .
• Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
• Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

• Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
• Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
• Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Особенности отражения

Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.

Если на счете предусмотрен целесообразно создать субсчета второго порядка: "Неснижаемый остаток" и "Платежный лимит".

Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

Учет операций

Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:

		Назначение	Подтверждение
		Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный счет (рублевый)	Выписка.
		Перечисление платежного лимита и неснижаемого остатка в инвалюте с валютного счета на корпоративный.	Платежный документ, банковская выписка.
		Поступление кредитных средств на счет карт на дату разового зачисления, если с банковской структурой заключен соответствующий договор	Ордер банка, банковская выписка.
		Поступление кредитных средств на карточный счет в день оплаты кредитными средствами банковской организации в случае отсутствия собственных денег предприятия, если с банком подписан договор овердрафта	Банковская выписка, ордер.
		Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск, обслуживание карты
		Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративной карте	Банковская выписка, бухгалтерская выписка.
		Перечисление средств в счет погашения кредита или процентов по займу, полученному в связи с использованием карты	Платежное поручение (документ), банковская выписка.

Для отражения пополнения корпоративной карты в "1С " используется документ "Списание с р/с". Он находится в разделе "Банк и касса".

Учет расчетов

Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.

Упрощенный способ

		Назначение	Подтверждение
		Отражение сумм оплаченных картой работ, услуг, товаров, а также наличных, снятых с карты в разрезе держателей (подотчетных сотрудников) на дату, указанную в банковской выписке	Банковская выписка с приложением расшифровки по корпоративным картам.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и пр.		Отражение оплаченных материалов, работ, услуг, в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих документов, на дату предоставления отчета.	Счета, билеты, оригиналы слипов, чеков банкоматов и пр.

Академический вариант

		Назначение	Подтверждение
10, 20, 26, 44 и пр.		Отражение материалов, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, в соответствии с отчетом с подтверждающей документацией на дату его предоставления	Билеты, чеки, оригиналы слипов, чеков терминалов и пр.
		Отражение операции, совершенной по карте, но не учтенной по счету в банке	Бухгалтерская справка.
		Отражение суммы оплаченных товаров, работ, услуг, наличности, снятой с карты, в разрезе подотчетных лиц в день отражения их по банковской выписке	Выписка банка с расшифровкой по картам.

Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.

Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:

		Назначение	Подтверждение
		Отражение размера материального ущерба, возникшего вследствие непредъявления сотрудником подтверждающих документов либо в связи с использованием средств карты на личные нужды	Банковская выписка, бухгалтерская справка.
		Компенсация вреда сотрудником через кассу предприятия или вычетом из заработка	Бухгалтерская справка, приходный ордер.

Отчет по корпоративной карте: пример

Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.

Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.

В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:

• Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
• Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.

Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка , на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.

Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

• "Остаток по карте". Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
• "Выдача карты №…". В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке "Выдана карта" указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа "Платежное поручение". Здесь указывается дата, номер документа.

В строке "Итого" должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.

На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.

Снятие наличности

При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.

Для отражения таких операций добавляются следующие строки:

• "Снято с карты".
• "Израсходовано наличности".
• "Внесено на карту через терминал".
• "Остаток наличности".

Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.

Расписка о получении документа

Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.

Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета - нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.

Утверждение бланка

По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.

Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.

Открытие счета

Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком. Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора). Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.

1. Термины и определения

Международная банковская корпоративная карта MASTERCARD BUSINESS (далее «Карта ») – банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Карта предназначена для оплаты товаров и услуг, а также для получения наличных денежных средств в банкоматах / пунктах выдачи наличных денежных средств, как на территории Российской Федерации, так и за рубежом. Карта является собственностью Банка и возвращается Клиентом в Банк по завершении срока ее действия, в иных случаях по первому требованию Банка, а также в случае отказа Держателя или Клиента от ее использования вместе с Заявлением на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS». Бланк Заявления на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» является Приложением № 5 к настоящим Правилам.

ПИН (Персональный идентификационный номер) – индивидуальный код, присваиваемый Карте, который является аналогом собственноручной подписи Держателя и используется для идентификации Держателя при совершении операций с использованием Карты.

Клиент – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, заключивший с Банком Договор о предоставлении в пользование и обслуживании банковской корпоративной карты « MasterCard BUSINESS » для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Держатель Карты (далее «Держатель») – физическое лицо, являющееся работником Клиента (иное уполномоченное Клиентом соответствующим образом лицо), фамилия и имя которого указываются на лицевой стороне Карты.

Специальный счет Клиента (ССК, далее «Счет») – открытый Клиенту банковский счет, предназначенный для проведения расчетов с использованием Карт. Счет открывается при условии наличия у Клиента в Банке расчетного счета.

Платежный лимит – суммарный лимит денежных средств, в пределах которого Банк обеспечивает авторизацию Карт. Максимальный Платежный лимит определяется как сумма средств, размещенных на Счете и сумм Транзакций, совершенных Держателями, но не списанных со Счета на момент установления или изменения Платежного лимита.

Расходный лимит – предельная сумма денежных средств, доступная Держателю Карты и в пределах которой Держатель имеет право осуществлять операции с использованием Карты. Расходный лимит устанавливается Банком для каждой Карты на основании распоряжения Клиента. По мере совершения Держателем операций с использованием Карты размер Расходного лимита уменьшается на сумму совершенных операций. Сумма всех действующих Расходных лимитов не должна превышать величину Платежного лимита.

Транзакции - безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а так же операции получения наличных денежных средств в пунктах выдачи наличных (ПВН) и Банковских автоматах (Банкоматах), совершаемые с использованием Карт.

Тарифы – Внутренние документы Банка, устанавливающие финансовые условия предоставления Карт в пользование и их обслуживания.

Специальное оборудование для составления документов по операциям с использованием Карт:

Банкомат – электронный программно-технический комплекс, предназначенный для выдачи и приема наличных денежных средств, составления документов по операциям, выдачи информации по Счету, осуществления безналичных платежей с использованием карт;

Электронный терминал – электронное программно-техническое устройство, предназначенное для совершения операций с использованием карт;

Импринтер – механическое устройство, предназначенное для переноса оттиска рельефных реквизитов карты на документ по операциям с использованием Карт, составленный на бумажном носителе.

Пункт выдачи наличных (далее «ПВН») – место (касса кредитной организации, касса филиала кредитной организации, касса дополнительного офиса кредитной организации, операционная касса вне кассового узла кредитной организации, обменный пункт, банкомат) совершения операций по приему и/или выдаче наличных денежных средств с использованием Карт.

Предприятие торговли (услуг) – юридическое лицо, которое в соответствии с подписанным им соглашением несет обязательства по приему документов, составленных с использованием банковских карт, в качестве оплаты за предоставляемые товары (услуги). В качестве предприятия торговли (услуг) может выступать физическое лицо - индивидуальный предприниматель.

2. Перечень документов, необходимый для выпуска и обслуживания банковской корпоративной кары:

1. Заявление на открытие счета, используемого исключительно для проведения расчетов по операциям, совершаемым с использованием банковских корпоративных карт (Приложение №1 к настоящим Правилам);

3. Заявление на подключение / изменение параметров / отключение услуги рассылки уведомлений об операциях, совершенных с использованием банковских корпоративных карт «MasterCard BUSINESS» (Приложение №3 к настоящим Правилам);

5. Заявление на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» ();

7. Заявление на закрытие счета для расчетов с использованием банковских корпоративных карт « MasterCard BUSINESS » (Приложение №7 к настоящим Правилам);

8. Доверенность на прием/передачу банковских корпоративных карт «MasterCard BUSINESS», ПИН-конвертов и документов, связанных с выпуском и обслуживанием банковских корпоративных карт «MasterCard BUSINESS» (Приложение №8 к настоящим Правилам);

Указанные Заявления оформляются на бумажном носителе в двух экземплярах (оригиналах), заверенных подписями уполномоченных лиц Клиента и печатью Клиента.

При передаче Заявления в Банк, уполномоченный сотрудник Банка, ставит отметку о получении на обоих экземплярах Заявления Клиента (подпись, Ф.И.О., дата получения), далее возвращает уполномоченному лицу Клиента один экземпляр Заявления с отметкой о получении.

2. Карта и ее срок действия

2.1. Карта предназначена для оплаты товаров и услуг на предприятиях торговли (услуг), а также получения наличных денежных средств в пунктах выдачи наличных и банкоматах, как в России, так и за рубежом. Точки приема Карты: предприятия торговли (услуг), пункты выдачи наличных и банкоматы, - как правило, обозначены наклейками с логотипом Международной платежной системы MasterCard Worldwide.

2.2. Карта выпускается Банком на срок 1 (Один) или 2 (Два) года по усмотрению Банка. Срок действия карты указывается на ее лицевой стороне как дата окончания срока и обозначается двумя цифрами месяца и двумя последними цифрами года. Карта действительна до последнего дня указанного на ней месяца включительно.

2.3. Карты выдаются на основании Квитанции о выдаче банковской корпоративной карты и ПИН-кода или квитанции от ПИН-конверта (Приложением № 9 к настоящим Правилам).

2.4. С момента подписания Квитанции о выдаче банковской корпоративной карты и ПИН-кода (Приложение №9 к настоящим Правилам) или квитанции от ПИН-конверта всю ответственность за операции с использованием Карт несет Клиент.

2.5. При получении Карты Держатель должен сразу же подписать ее шариковой ручкой синего или черного цвета. Полоса для подписи имеет защиту от подделки, и при попытке стереть подпись на полосе появится слово «VOID», что означает «Недействительно».

2.6. Вместе с Картой Держатель получает запечатанный конверт с четырехзначным Персональным Идентификационным Номером (ПИНом), который является аналогом собственноручной подписи Держателя. ПИН формируется автоматически при изготовлении Карты и не известен даже Банку.

2.7. Кодовое слово является «паролем», служит для идентификации Держателя по телефону и указывается Банку в Заявлении на выпуск банковской корпоративной карты « MasterCard BUSINESS » () при оформлении Карты. Кодовое слово используется при обращении Держателя в Службу клиентской поддержки. Сотрудник Службы клиентской поддержки попросит Держателя представиться и произнести Кодовое слово.

2.8. При осуществлении операций с использованием Карты Держатель идентифицируется именем, фамилией, образцом подписи, нанесенными на Карту, и персональным идентификационным номером (ПИН). Держатель Карты не является владельцем Счета. Всю ответственность за операции по Счету, совершенные Держателем Карты несет Клиент. Клиент обязан письменно уведомлять Банк об изменениях в данных Держателей, отраженных в Заявлении на выпуск банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» (Приложение №2 к настоящим Правилам ).

2.9. Карта является собственностью Банка и выдается Держателю во временное пользование. Держатель обязан вернуть Карту в Банк по истечении срока действия Карты, при досрочном прекращении действия Карты и при обнаружении Карты, ранее заявленной утраченной.

2.10. Запрещается использование Карты или ее номера после истечения срока или прекращения действия Карты.

3. Расчеты с использованием Карты

3.1. Держатель может осуществлять с использованием Карты безналичные операции на Предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами Банка.

3.2. За осуществление расчетов по операциям с использованием Карты Банком взимаются комиссии в соответствии с действующими Тарифами Банка.

3.3. Держатель совершает операции с использованием Карты в пределах Расходного лимита, установленного по Карте.

3.4. Претензии по поводу правильности операции, указанной в выписке по Карте, принимаются Банком в срок не позднее 30 (Тридцати) календарных дней со дня совершения операции.

3.5. Документы по операциям с использованием Карты необходимо сохранять в течение 1 (Одного) года с даты их совершения, так как Клиент должен предоставлять по требованию Банка все первичные документы: счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием Карты; а также отчеты о командировках (если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы).

4. Вопросы безопасности

4.1. Карта не подлежит передаче третьему лицу. Информация о номере и сроке действия Карты может быть доступна только лицам, ответственным за оформление операции оплаты покупки (услуги) или получения наличных денежных средств.

4.2. Держатель должен предпринимать все возможные меры для предотвращения утраты (утери или кражи) Карты и ПИНа и несанкционированного использования Карты.

4.3. Держатель должен запомнить и держать в секрете свой ПИН, не записывать его на Карте и не хранить вместе с ней, а также следить, чтобы он не стал известен третьим лицам.

4.4. В случае утраты (утери или кражи) Карты Держатель должен немедленно уведомить об этом Банк по телефону Службы клиентской поддержки. Для того, чтобы сотрудник Банка мог идентифицировать Держателя, необходимо сообщить ему Кодовое слово, указанное при оформлении Карты. П осле звонка Держателя Банком будут предприняты меры по прекращению операций с использованием Карты (блокировка Карты в авторизационной системе).

4.5. После этого Держателю/Клиенту необходимо подтвердить устное сообщение об утрате Карты, предоставив в Банк письменное Заявление на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» (Приложение №5 к настоящим Правилам) в течение 3 (Трех) календарных дней с даты телефонного сообщения. После получения такого письменного Заявления Банк предпримет все доступные меры к тому, чтобы предотвратить несанкционированное использование Карты и прекратить возможные операции с ней.

4.6. Клиент несет ответственность за все операции, совершенные с использованием утраченной Карты до получения Банком письменного заявления об утрате Карты. Вне зависимости от факта утраты Карты и времени получения Банком информации об утрате Карты Клиент несет ответственность за все операции, совершенные с использованием ПИНа.

4.7. При обнаружении Карты, ранее заявленной как утраченной, необходимо немедленно сообщить об этом в Банк и по требованию Банка вернуть ее.

4.8. При хранении Карты Держатель должен предохранять ее от механических повреждений и воздействия высоких температур, электромагнитных полей и химических веществ, способных воздействовать на материал, из которого изготовлена Карта.

5. Оплата товаров и услуг

5.1. Регистрация операции покупки производится с помощью Специального оборудования: Импринтера или Электронного терминала (последний может быть встроен в кассу). При этом кассир оформляет квитанцию, которую Держатель должен подписать. Квитанция обязательно содержит реквизиты Карты, координаты Предприятия, дату и сумму операции. При использовании Импринтера квитанция, так называемый слип, оформляется в трех экземплярах. Слип должен быть обязательно подписан кассиром. При использовании Электронного терминала распечатывается чек в двух экземплярах. Один экземпляр слипа или чека терминала остается у Держателя.

5.2. При совершении операции покупки с использованием Карты сотрудник Предприятия может попросить Держателя предъявить документ, удостоверяющий личность. Все действия кассира с Картой должны проходить на глазах Держателя. Необходимо проследить, чтобы слип был оформлен только в трех экземплярах. Все неправильно оформленные квитанции должны быть немедленно уничтожены в присутствии Держателя. Подписывая квитанцию, необходимо убедиться в правильности указанной на ней суммы. Нельзя подписывать, если на ней не проставлена сумма операции. Помните, что подпись Держателя подтверждает факт совершения операции и является обязательством оплатить сумму операции.

5.3. При возврате покупки в соответствии с установленными правилами, Держателю должна быть дополнительно оформлена квитанция возврата. В случае если первоначально в общую стоимость покупки была включена стоимость нескольких товаров, а Держател ьвозвращает один из них, должна быть оформлена квитанция частичного возврата.

6. Получение наличных денежных средств

6.1. При получении наличных денежных средств в Пунктах выдачи наличных Банка или других банков кассир проверит Карту, получит Авторизацию, оформит квитанцию, сверит подпись Держателя на квитанции и на Карте и только после этого выдаст деньги Держателю. В России, также как и в большинстве зарубежных стран, предъявление паспорта при получении наличных является обязательным.

6.2. При получении наличных денег в Банкомате Держателю потребуется набрать на клавиатуре ПИН, который является электронным аналогом подписи Держателя и служит для идентификации Держателя. Кроме того, ПИН может потребоваться и при совершении операции получения наличных с использованием некоторых Электронных терминалов, оснащенных специальным устройством для набора ПИНа Держателем.

6.3. При совершении операции в Банкомате нужно точно следовать инструкциям, которые высвечиваются на его мониторе. Прежде всего, необходимо проверить, какие карты принимаются Банкоматом, для этого нужно сравнить логотип Международной платежной системы на Карте с изображенными на Банкомате. Банкоматы – это многофункциональные устройства, с их помощью можно не только получить наличные денежные средства, но сделать запрос остатка или другую банковскую операцию. Если Держателю нужно получить наличные, необходимо выбрать именно ту клавишу, которая соответствует этой функции.

6.4. Прежде всего, правильно вставьте Карту в специальную прорезь. Очень важно правильно набрать ПИН. Обычно для этого дается только три попытки. В случае ошибки в третий раз, Карта будет заблокирована.

6.5. Держателю не следует медлить с исполнением инструкций Банкомата, т.к. задержка в действиях более 20 секунд может быть расценена так, как будто Держатель забыл карту, и карта может быть втянута Банкоматом внутрь.

6.6. После того, как Банкомат выдал деньги Держателю, необходимо сразу же забрать и пересчитать их. По истечении короткого промежутка времени они могут быть втянуты Банкоматом внутрь, как забытые. После выдачи денег Банкомат распечатает квитанцию, при ее запросе. По окончании операции необходимо забрать Карту, даже если Держатель желает еще раз повторить операцию, так как Карта также может быть втянута внутрь, как забытая.

6.7. Держателю необходимо помнить, что некоторые Банкоматы имеют ограничения по операции единовременного снятия наличных (как по количеству купюр, так и по сумме). Причиной отказа в выдаче наличных через Банкомат может быть превышение запрошенной суммы над установленным лимитом. Поэтому в случае отказа рекомендуется повторить операцию, запросив меньшую сумму. При повторном отказе для выяснения причин Держателю следует получить в Банкомате выписку по Карте и обратиться

в Банк.

7. Заключительные положения

7.1. Банк не несет ответственности за ситуации, находящиеся вне его контроля и связанные со сбоями в работе внешних систем оплаты, расчетов, обработки и передачи данных, а также, если Карта не была принята к оплате третьей стороной по причинам, независящим от деятельности Банка.

7.2. Банк не несет ответственности, если правила совершения валютных операций иностранного государства, а также установление лимитов на суммы получения наличных денежных средств могут в какой-либо степени затронуть интересы Держателя.

7.3. Клиент обязан уведомлять Банк о прекращении трудового договора с Держателем. При этом Клиент обязан:

• Письменно уведомить Банк о намерении расторгнуть трудовой договор с Держателем в течение 2 (Два) рабочих дней с момента принятия решения о расторжении трудового договора (подачи Держателем заявления об увольнении или принятия решения руководством Клиента о расторжении трудового договора по иным причинам). Одновременно с уведомлением о намерении расторгнуть трудовой договор с Держателем передать в Банк Заявление на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» (Приложением № 5 к настоящим Правилам) и саму Карту.