По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.
Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.
Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.
И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:
В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.
Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).
До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.
Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:
Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.
В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.
Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.
Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.
То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).
Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:
Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.
Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.
Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.
По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.
Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:
С 2020 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.
Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.
Их обоснованием может служить:
Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.
Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.
Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.
Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).
Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.
Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.
Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.
О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.
Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.
Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.
Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.
Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.
Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.
Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.
Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.
Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.
Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.
Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.
Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:
Показатели | Суммы денежных средств (в рублях) | Проводки |
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня | ||
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору | 10500 | Дт 71 — Кт 50-1 |
Отражено в авансовом отчете | 10500 | Дт 20 — Кт 71 |
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) | 390 | Дт 70 — Кт 68 |
Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.
Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.
Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).
В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.
В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.
Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.
Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.
Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.
С 2020 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.
Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.
Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.
Ее статьи, как правило, следующие:
Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.
По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.
Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.
Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.
Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.
Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.
Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.
Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.
К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:
Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.
Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:
Пример:
Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2020 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.
Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:
Расходы | Курс ЕВРО на дату утверждения отчета | Сумма в ЕВРО | Сумма в РУБЛЯХ |
Суточные за 3 дня | 84,8104 | 180 | 15265,78 |
Расход на конвертацию | 354,22 (15620 – 15265,78) | ||
Проживание в гостинице | 84,8104 | 520 | 44101,41 |
Расход на конвертацию | 2688,59 (46790 – 44101,41) |
Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!
Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.
Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).
Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.
Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:
Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).
Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).
О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:
Расходы | Налог на прибыль | НДФЛ | Страховые взносы |
Суточные | Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу | Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки | Не начисляются |
Проживание (включая бронирование) | Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете | Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) | Не начисляются |
Доп.услуги, оказываемые гостиницами | Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой | Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. | Не начисляются |
Проезд | Учитываются фактические затраты при наличии документов | Не облагаются в случае документального подтверждения | Не начисляются |
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем | Учитываются в полном объеме в прочих расходах | Не облагаются | Не начисляются |
Плата за пользование VIP-залом аэропорта | Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом | Облагается | Начисляются |
Оплата такси | Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами | Не облагается | Начисляются |
Мед.страховка | Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда | Не облагается | Начисляются |
Консульские и аэродромные сборы | Не облагаются | Не начисляются | |
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта | Учитываются в размере фактических расходов | Не облагаются | Начисляются |
Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.
Учитываются также расходы принимающей стороны.
Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.
Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.
Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.
Автор Masha Dianova задал вопрос в разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги
Размер суточных при командировке в Беларусь и получил лучший ответ
Ответ от SAPOV[гуру]
Размер суточных устанавливается на каждом предприятии самостоятельно и определяется локальными нормативными актами или коллективным договором.
Максимальный размер суточных не ограничен. Согласно налогового законодательства: п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ размер суточных при командировке по РФ не должен превышать 700 рублей/день и в заграничной командировке - 2500 рублей/ день. Сумма суточных более этих нормативов облагается налогом.
Суточные могут быть и выше указанных в законе нормативов, тогда в этом случае работодатель будет обязан уплатить налог с суммы, превышающей норматив по закону.
В среднем суточные при командировках по стране составляют от 200 до 700 рублей; при командировке за границу суточные составляют в среднем 2500 и зависят от страны, в которую командирован сотрудник.
В случае, когда путь следования командировки сначала проходит по территории РФ, а потом уже переходит за границу РФ, то выплата суточных определяется следующим образом:
- за каждый день прибывания в командировке на территории РФ - по внутреннему нормативу РФ;
- за каждый день прибывания в командировке на территории страны, куда командирован сотрудник согласно соответствующего норматива по данной стране. Далее эти суммы складываются.
В случае, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие стоимость проживания, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 05.02.2008 № 03-04-06-01/30) размер оплаты найма жилья принимается не более 700 рублей/сутки.
----
Да, верно, я бы тоже также посчитал... .
Сотрудник пересекает границу в день направления в служебную командировку, суточные за этот день рассчитываются в размере, не превышающем 2500 руб. , Для последнего дня командировки суточные будут выводиться в размере только 700 руб.
Ответ от 2 ответа
[гуру]
Привет! Вот подборка тем с ответами на Ваш вопрос: Размер суточных при командировке в Беларусь
При назначении работника в командирование компания не только оплачивает расходы на транспорт и по аренде жилья, но выплачивает и суточные. В связи с последними расходами у бухгалтеров и руководителей возникают вопросы. Не всегда понятно, в каких случаях данные выплаты назначаются, каков их размер и порядок расчета.
Для начала необходимо разобрать, что такое суточные расходы в командировке. По статье 168 ТК РФ законодательство определяет данные выплаты как возможность компенсировать сотруднику расходы в связи с его проживанием вне пределов постоянного места жительства.
До недавнего времени такие выплаты при расчете не облагались налогом. С начала 2018 года Постановление Правительства предписывает определенные лимиты, которые по-прежнему не облагаются налоговыми и страховыми взносами:
Предел данных выплат при этом не ограничен как и раньше. Однако суммы сверх указанного лимита теперь облагаются взносами в стандартном порядке.
Минимальный размер суточных в командировке на 2018 год по России, как и за границей, законодательством не предусматривается. То есть на практике начисление осуществляется по усмотрению работодателя в соответствии с локальными нормами организации.
Однако правила направления в командировку предписывают, что сотрудник не должен оказаться в худших условиях по сравнению с текущими. Поэтому во избежание трудовых споров при расчете рекомендуется придерживаться следующих минимальных рамок:
Законодательство предусматривает, что норма суточных должна быть прописана в локальном положении о командировках . Также она может указываться в нормативных актах, по которым работник направляется в поездку.
Отдельно необходимо рассмотреть командировочные расходы при направлении за границу. В данной ситуации рекомендуется руководствоваться Постановлением Правительства под номером 812 . Данное законоположение предписывает определенные размеры расходов для каждой страны.
Такое предписания относятся к работникам бюджетных организаций. Поэтому для внебюджетных компаний они носят скорее рекомендательный характер. В данном вопросе также необходимо учитывать установленный порог в 2500 рублей. Все средства, которые превышают данное значение подлежат налогооблажению.
Руководитель вправе самостоятельно решать, в какой валюте он выплачивает командируемому деньги. Расчет при этом производится в соответствии с текущим курсом Центрального Банка РФ.
Постановление Правительства под номером 729 регулирует начисление всех командировочных выплат. Оно также предписывает фиксированный размер начислений по расходам на одни сутки для поездок в пределах России. На 2018 год для работников бюджетных учреждений размер суточных составляет 100 рублей.
Для расчета выплат в сутки при заграничных поездках необходимо обращаться к Постановлению Правительства под номеров 812. Приложение к данному документу регулирует выплаты согласно расчету по каждой стране в отдельности.
Один из главных вопросов, который возникает при выдаче командировочных - это как считают суточные в командировке. Рассчитать данное положение не составляет труда. Для этого необходимо установить количество командировочных дней. Полученное значение умножается на указанную в нормативе сумму.
Если к примеру сотрудник 4 дня находится за пределами России и на пятый день приезжает, то выплата рассчитывается соответственно этим значениям. То есть 4 дня оплачиваются как заграничные, пятый - как внутри России.
Для наглядности можно рассмотреть пример расчета на 2018 год. Сотрудник отправляется в командировку с первого по девятое октября. Едет он за границу, по приказу прибывает девятого вечером, то есть всего восемь дней.
Организация установила, что для страны назначения выплата средств в сутки составляет 2800 рублей, а по России - 600 рублей. Первое значение необходимо умножить на семь дней - выходит 19600. К ним прибавляются 600 рублей за день по России, итого 20200 выдаются на руки командируемому.
Но поскольку лимит превышен, то следует вычесть и налоги. Вместе со страховыми взносами они к примеру составят 18%. Лимит превышен на 300 рублей, их также необходимо умножить на 7 дней - 2100. Далее нужно найти указанный процент от полученной суммы - 378 рублей потребуется уплатить за превышение лимита.
Законодательство предписывает, что однодневная командировка не требует начисления суточных. То есть возмещаются фактически только транспортные услуги и организационные расходы. Однако локальное положение организации может предусматривать такое начисление на расходы.
Оформляется такая сумма обычно из расчета 50% от установленного размера начислений для поездок за границу. По России такие средства могут не выплачиваться вообще, но работодатель может оформить их отдельным платежом на текущие расходы. Налог с такой выплаты при расчете не удерживается, если сумма находится в пределах лимита.
Оплата проживания в командировке в 2018 году
Направление сотрудника в деловую поездку - это решение работодателя. Оно связано с текущей необходимостью или прохождением сотрудником обучения.…
Размер базовой пенсии в 2018 в России
Базовая пенсия гражданину устанавливается на государственном уровне единой ставкой и поддается ежегодной индексации. Этот процесс…
Размер суточных при командировках на один день в 2018 году
В период нахождения в командировке, сотрудник будет получать свой обычный средний доход и все стимулирующие и поощрительные…
Пенсия детям сиротам в 2018 – размер и последние изменения
Российское государство призвано поддерживать своих граждан, оказавшихся в тяжелом положении. К таким гражданам относятся пенсионеры,…
Пенсия после 80 лет в 2018 – размер и последние изменения
При достижении установленного в законодательстве РФ возраста каждому гражданину положена выплата пенсии, независимо от стажа…
Суточные при командировке – это денежные средства, которые работодатель платит сотруднику для личных расходов; работник не должен отчитываться по ним. Общая сумма суточных зависит от продолжительности командировки и места назначения. В статье рассмотрен порядок и примеры расчета суточных при командировке в 2020 году.
Размер суточных за один день командировки может быть любым. Сумма оговаривается в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если характер деятельности сотрудника подразумевает регулярные командировки, то таблица с суточными, в зависимости от места, может быть приложена к трудовому договору.
Налоговым Кодексом определено, что суточные до 700 рублей для внутренних поездок и 2500 рублей для заграничных не облагаются НДФЛ.
Если сотрудник отправляется в командировку в местность, откуда есть возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не оплачиваются. Целесообразность таких поездок определяет руководитель.
Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.
Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.
Расчет суточных при командировке за границу имеет ряд особенностей. Ее длительность считается таким же образом. При этом:
Суточные в день прибытия в другую страну считаются по нормативам для заграничной командировки. В день, когда сотрудник вернулся в страну, суточные он получает по нормам для внутренней командировки. Даты пересечения границы проверяются по отметке в паспорте. В командировках в страны СНГ, при пересечении границ которых не ставится отметка в паспорте, даты отъезда и приезда считаются по проездным документам.
Если в период командировки сотрудник переезжает с одной страны в другую, то за день пересечения границы производится по норме страны прибытия.
Обратите внимание — как рассчитываются суточные в командировках по странам СНГ:
Обратите внимание
Если выезд или приезд попадает на выходной день, то оплата производится в увеличенном размере, так как законодательством четко установлены дни работы и отдыха. Однако зачастую работодатели забывают о таких моментах, что является нарушением прав по ТК. Подробнее читайте в этой
Сотрудник направлен в командировку в Германию. Самолет вылетает в 00.30 04 апреля. Для того чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города, и пройти регистрацию, ему необходимо выехать автомобилем не позже 22.00. Командировка заканчивается 10 апреля, а самолет из Франции вылетает 10 апреля в 23.00 и прилетает 11 апреля. Коллективным договором, предусмотрено, что суточные при командировках по РФ составляют 750 рублей, заграницу – 2500 рублей. Расчет командировочных будет выглядеть следующим образом:
Например, была запланирована аналогичная командировка, но в связи с плохими погодными условиями вылет самолета был задержан на сутки. Фактически самолет вылетел в 23.00 11 апреля и прилетел 12 апреля. В такой ситуации сотруднику должны заплатить за 10 и 11 апреля по 2500 рублей суточных, а за 12 апреля – 750 рублей.
С первого января текущего года вступили в силу изменения Налогового Кодекса. Если ранее суммы свыше 750 и 2500 рублей для внутренней и заграничной командировки соответственно облагались только НДФЛ, то теперь с них необходимо уплатить еще и страховые взносы.
Юрист проконсультирует вас в комментариях к статье