Списание спецодежды в бухгалтерском учете в 2018-2019 годах требуется производить с применением установленных сроков и норм ее использования. О них мы и расскажем в нашей статье. А также подскажем, какими проводками следует отражать эту операцию.

Условия, учитываемые при списании спецодежды

Бухгалтерский учет спецодежды регулируется приказом Минфина РФ «Методические указания по бухгалтерскому учету спецодежды» от 26.12.2002 № 135н (далее — методические указания № 135н).

Спецодеждой признаются одежда, обувь и предохраняющие приспособления для работников, используемые в обязательном порядке при проведении вредных, опасных, грязных или связанных с высокими (низкими) температурами работ (пп. 2, 7, методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ).

Об обеспечении средствами защиты читайте в статье «Какие обязанности работодателя в охране труда?» .

О документальном оформлении выдачи спецодежды читайте в статье «Личная карточка учета выдачи СИЗ - бланк заполнения 2018 - 2019» .

При списании спецодежды учитываются определенные условия. Изучим их на простом примере.

Пример

ООО «Дизайн Ремонт», предоставляющее услуги по ремонту квартир, в мае закупило для работника, проводящего малярные работы, одежду:

• защитный костюм;
• головной убор;
• перчатки;
• защитные очки.

Условия	Защитный костюм	Головной убор	Перчатки	Защитные очки
Стоимость без НДС, руб. / шт. (пару)
Количество			12 пар
Относится к спецодежде?
	Пп. 2, 7, 8 методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ, п. 40 приказа Минфина РФ «О типовых нормах выдачи спецодежды во всех видах деятельности» от 09.12.2014 № 997н (далее — типовые нормы № 997н)
Срок эксплуатации спецодежды, мес.				До износа, не больше 12 мес.
	П. 26 методических указаний № 135н, п. 40 типовых норм № 997н + п. 9 приказа «О типовых нормах выдачи спецодежды на ремонтно-строительные работы» от 16.07.2007 № 477 — уточнение по защитным очкам
Специфика списания спецодежды в бухгалтерском учете	(примечание: по спецодежде со сроком эксплуатации > 12 мес. — равными долями в течение срока эксплуатации)
	Пп. 21, 26 методических указаний № 135н
Специфика списания спецодежды в налоговом учете	При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации		При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке (т. к. срок эксплуатации перчаток менее 1 отчетного периода)	При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации
	Подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ
На какие расходы относится спецодежда в бухгалтерском учете	На производственные (или прочие — при досрочном прекращении производственных работ)
	Пп. 27, 33 методических указаний № 135н
На какие расходы относится спецодежда в налоговом учете	На материальные — на основании документального подтверждения наличия условий труда, требующих применения спецодежды и определяемых при их специальной оценке
	Подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ

Спецодежда со сроком службы более 12 месяцев может быть зафиксирована в бухучете как основное средство (ПБУ 6/01) и списываться в ежемесячном порядке в виде амортизации. Указанный метод целесообразен в отношении дорогостоящей спецодежды — стоимостью > 100 000 руб. При зачислении в основные средства спецодежды стоимостью меньше указанного предела придется отражать временные разницы между налоговым и бухгалтерским учетом спецодежды.

Порядок списания спецодежды, пришедшей в негодность раньше срока

Пример (продолжение)

В мае ООО «Дизайн Ремонт» передало в эксплуатацию 1 защитный костюм, 1 головной убор, 12 пар перчаток и 1 защитные очки.

Метод списания спецодежды определен в виде ежемесячного линейного списания, за исключением перчаток — по ним списание производится за 1 раз в полной сумме.

После начала эксплуатации спецодежды произошли события:

Период	События	Сумма износа, списанная до порчи спецодежды	Сумма к списанию после порчи спецодежды	Списание оставшейся стоимости спецодежды в бухгалтерском учете	Обоснование
Сентябрь	Испорчен костюм без возможности восстановления не по вине работника	430 руб. = 1 290 / 12 мес.× 4 мес. (июнь — сентябрь)	860 руб. = 1 290 - 430	Финансовые результаты	П. 41 методических указаний № 135н, п. 30 методических указаний по учету МПЗ, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н
Октябрь	Утерян головной убор по вине работника	133 руб. = 320 / 12 мес.× 5 мес. (июль — октябрь)	187 руб. = 320 - 133	На расчеты с работником по возмещению ущерба	П. 41 методи-ческих указаний № 135н
Ноябрь	Безвозвратно испорчены 12 пар перчаток не по вине работника	1 560 руб.= 130 × 12 пар	0 руб.	Не осуществляется, т. к. стоимость перчаток списана в полной сумме в мае в составе производственных затрат	Пп. 21, 41 методических указаний № 135н
Декабрь	Продан костюм, введенный в эксплуатацию в сентябре, в связи с окончанием деятельности по ремонту квартир	322,50 руб. = 1 290 / 12 мес. × 3 мес. (октябрь — декабрь)	967,50 руб. = 1 290 - 322,50	На прочие расходы	П. 33 методических указаний № 135н

Нормы списания спецодежды в бухгалтерском и налоговом учетах

По п. 14 приказа Минздравсоцразвития России «Межотраслевые правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты» от 01.06.2009 № 290н (далее — межотраслевые правила) лимит списания спецодежды основывается на нормах, утвержденных либо отраслевыми актами, либо типовыми нормами № 997н.

Работодатель вправе утвердить собственные нормы, повышающие обеспеченность работников спецодеждой. Самостоятельно определяемые нормы должны соответствовать итогам проведенной специальной оценки условий труда (п. 6 межотраслевых правил).

Об оценке условий труда читайте в статье «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)?» .

Списание спецодежды в бухгалтерском учете производится на основании фактически произведенных затрат на ее покупку (производство) (п. 20 методических указаний № 135н).

Порядок отнесения спецодежды на материальные расходы в налоговом учете утверждается работодателем самостоятельно — в полном объеме на дату начала ее эксплуатации либо в течение нескольких отчетных периодов после начала применения (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Нормы расходования спецодежды в НК РФ, как и в правилах бухгалтерского учета, не зафиксированы. Но позиция Минфина РФ (письма от 08.04.2016 № 03-03-06/1/20165, от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763) указывает на то, что предельная величина отнесения эксплуатируемой спецодежды на расходы в налоговом учете должна определяться организациями на основании норм, зафиксированных законодательством, либо внутренними актами работодателя.

При необоснованном превышении норм списания спецодежды возникают постоянные разницы между налоговым и бухгалтерским учетами спецодежды.

Формируемые при списании спецодежды проводки в бухгалтерском учете

По плану счетов, утвержденному приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, движения по спецодежде фиксируются на счете 10, субсчетах «Спецодежда на складе» и «Спецодежда в эксплуатации».

Для контролируемого учета эксплуатируемой спецодежды, списываемой в разовом порядке при вводе в эксплуатацию, можно ввести забалансовый счет «Спецодежда в эксплуатации» (п. 23 методических указаний № 135н).

Пример (продолжение)

ООО «Дизайн Ремонт» отразило проводки по списанию спецодежды:

Период	Действия			Сумма
	Оприходована спецодежда на склад	10 «Спецодежда на складе»		5 420 руб. = 1 290 × 2 + 320 × 1 + 130 × 12 + 960 × 1
	Передана спецодежда в эксплуатацию		10 «Спецодежда на складе»	4 130 руб. =1 290 × 1 + 320 × 1 + 130 × 12 + 960 × 1
Июнь	Отражен износ спецодежды за месяц		10 «Спецодежда в эксплуатации»	214 руб. = 1290 / 12 + 320 / 12 + 960 / 12
	Списана стоимость перчаток		10 «Спецодежда в эксплуатации»	1 560 руб. = 130 × 12
	Отражена стоимость перчаток на забалансе			1 560 руб.
Сентябрь	Списана остаточная стоимость костюма		10 «Спецодежда в эксплуатации»	860 руб.
				860 руб.
Октябрь	Списана остаточная стоимость головного убора		10 «Спецодежда в эксплуатации»	187 руб.
				187 руб.
Ноябрь	Списана стоимость перчаток с забаланса		012 «Спецодежда в эксплуатации»	1 560 руб.
Декабрь	Списана остаточная стоимость проданного костюма		10 «Спецодежда в эксплуатации»	967,50 руб.

Итоги

Порядок отражения в учете списываемой стоимости спецодежды зависит от сроков ее эксплуатации и причин списания — в разовом порядке либо в течение срока эксплуатирования; на производственные (или прочие) расходы либо на расчеты с виновными лицами. Зафиксированные законодательством или внутренними документами организации нормы регулируют лимит списания спецодежды в налоговом учете.

Если Вы полагаете, что спецодежда выдается только строителям и рабочим на заводах, то загляните в Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н. Среди прочих Вы увидите в списке должностей водителя, архивариуса, оператора ЭВМ, грузчика, техника, завхоза, продавца непродовольственных товаров, которые могут быть практически в любой компании.

Поскольку работодатель отвечает за организацию безопасных условий и охрану труда, работникам необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Организовать учет спецодежды в организации поможет данная статья.

1. Нормы обеспечения работников спецодеждой

2. Карточка бесплатной выдачи спецодежды

3. Проводки по учету спецодежды

4. Списание спецодежды в бухгалтерском учете

5. Пример

6. Списание спецодежды в налоговом учете

7. Учет спецодежды в 1с 8.3

8. Учет спецодежды в организации на УСН

9. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность

10. Спецодежда при увольнении сотрудника

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Нормы обеспечения работников спецодеждой

Кому работодатель обязан выдать спецодежду, указано в статьях 212, 221 ТК РФ:

• работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;
• работники, занятые на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением .

Документом, который регулирует вопросы обеспечения работников спецодеждой, является Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н . В нем установлены требования к выдаче средств индивидуальной защиты (СИЗ):

1. СИЗ должны пройти сертификацию и декларирование соответствия;
2. приобретение СИЗ производится за счет средств организации либо по договору аренды во временное пользование;
3. СИЗ выдаются бесплатно по типовым нормам и по итогам проведения специальной оценки условий труда
4. Организация в локальном акте может установить свои нормы обеспечения работников спецодеждой, которые превышают типовые, а также заменить один вид спецодежды аналогичным по уровню защиты.

Проверить нормы обеспечения работников спецодеждой для должностей, имеющихся в штатном расписании, можно в следующих документах :

• Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н – для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности;
• Нормы выдачи работникам теплой спецодежды и обуви, утвержденные Постановлением Минтруда от 31.12.97 № 70 – по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики;
• Типовые нормы выдачи, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития от 20.04.2006 № 297 – для сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономик;
• Отраслевые типовые нормы (например, в строительной, медицинской, производственной деятельности, банки, ЖКХ и т.д.).
• в разделе IV Отчета о проведении специальной оценки условий труда (прил. № 3 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н).

В данных документах для каждой должности и профессии можно найти перечень спецодежды по видам и количеству, которую следует выдавать работникам на год.

На предприятии необходимо утвердить перечень должностей, которым выдается спецодежда и нормы выдачи. Это может быть приказ руководителя или приложение к трудовому или коллективному договору.

Приложение к приказу:

При принятии сотрудника на работу работодатель должен проинформировать работника о полагающихся им средствах индивидуальной защиты. Работник расписывается в ознакомлении с Правилами обеспечения работников спецодеждой, с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ.

2. Карточка бесплатной выдачи спецодежды

При выдаче спецодежды работникам следует учитывать пол, рост и размер работника, характер его работы. Чтобы контролировать нормы выдачи спецодежды и срок их службы, заполняется личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты для каждого сотрудника. Форма карточки бесплатной выдачи спецодежды утверждена Межотраслевыми правилами (Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 №290н).

Межотраслевыми правилами допускается ведение личных карточек в бумажном или электронном виде. При заполнении личной карточки учета выдачи СИЗ в программе вместо подписи работника в получении делается ссылка на реквизиты первичного документа, в котором есть подпись работника в получении СИЗ (например, требование-накладная М-11).

Если СИЗ используются работниками не постоянно, а требуются на время проведения определенных работ, для них заводится карточка бесплатной выдачи спецодежды с отметкой «Дежурные».

При оформлении операций по движению спецодежды в бухгалтерию, как правило, передаются документы по унифицированным формам (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а):

• № МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов» для учета списания спецодежды, пришедшей в негодность;
• № МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений» — для учета выдачи СИЗ работникам в пользование;
• № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» — для учета списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования СИЗ.

Организации могут и сами разработать аналогичные формы первичных документов для учета спецодежды, учитывая специфику деятельности компании и выдаваемые средства индивидуальной защиты. Например, акт на списание спецодежды может выглядеть следующим образом.

3. Проводки по учету спецодежды

Ведение учета спецодежды и прочих средств защиты организации обеспечивают в соответствии с Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н.

Учет спецодежды в организации и счет учета зависит от того, в составе каких активов будет учтен СИЗ. Методическими указаниями предлагается учитывать спецодежду в составе материально-производственных запасов , независимо от срока использования и стоимости. Но в учетной политике можно предусмотреть учет спецодежды в организации в составе основных средств .

Особенности учета и проводки по учету спецодежды в организации в каждом варианте приведены в таблице.

	Спецодежда в составе МПЗ	Спецодежда в составе ОС	Спецодежда во временном пользовании
Критерии отнесения	Независимо от их стоимости и срока использования	Срок использования больше года и стоимость свыше 40 000 руб. (либо другая установленная стоимость признания активов в качестве основных средств)	Поступление спецодежды по договору аренды
Счет учета спецодежды в организации	10 «Специальная оснастка и специальная одежда»	01 «Основные средства»	На забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
Основание (первичные документы)	Приходный ордер ф. М-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а	Акт приема-передачи объекта ОС ф. ОС-1, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7	Акт приема-передачи
Стоимость принятия к учету	по фактической себестоимости, в сумме фактических затрат на приобретение или изготовление		в оценке, предусмотренной в договоре, или в оценке, согласованной с их собственником
Проводки по учету приобретения спецодежды	Дебет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 60,71,76 – оприходована спецодежда	Дебет 08 «Вложение во внеоборотные активы» Кредит 60,71,76 – оприходованы СИЗ Дебет 01 «Основные средства» Кредит 08 – СИЗ учтены в составе ОС	Дебет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
Нормативный акт	п. 11 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н, Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н	п. 9 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н, ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н Письмо Минфина РФ от 12.05.2003 № 16-00-14/159	п. 12 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н

4. Списание спецодежды в бухгалтерском учете

Проводки по списанию спецодежды в бухгалтерском учете будут зависеть от того, на каком счете их учли при поступлении.

Вариант 1. Списание спецодежды, учтенной в составе МПЗ со сроком использования более 12 месяцев

• стоимость СИЗ списывается в расходы линейно в течение всего срока использования согласно п. 26 Методических указаний
• Дебет 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» – спецодежда передана сотруднику во временное пользование
• Дебет 20, 26, 44 Кредит 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» – частичное списание спецодежды в бухгалтерском учете на расходы (ежемесячно в течение срока использования СИЗ)

Вариант 2. Списание спецодежды в составе МПЗ со сроком эксплуатации менее 12 месяцев

• стоимость спецодежды единовременно относится на расходы в момент выдачи сотруднику согласно п. 21 Методических указаний. Это правило нужно закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.
• Дебет 20, 26, 44 Кредит 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» – списание спецодежды в бухгалтерском учете на расходы при передаче сотруднику
• Учет спецодежды в организации, находящейся в пользовании работников и списанной на расходы, можно осуществлять на забалансовом счете «Спецодежда в эксплуатации» (п. 23 Методических указаний).

Вариант 3. Списание стоимости спецодежды, учтенной в составе основных средств

• стоимость спецодежды относится на затраты путем начисления амортизации
• Дебет 20,26,44 Кредит 02 «Амортизация основных средств» – начислена амортизация со стоимости спецодежды ежемесячно в течение срока использования

5. Пример

В сервисном центре ООО «Тачка» для слесаря по ремонту автомобилей Козлова 05.12.2016 закупили спецодежду: защитный костюм из смешанных тканей 1 шт. по цене 4500,00 руб., перчатки 1 пара по 420,00 руб., очки защитные 1 шт. по 6500,00 руб., утепленная куртка 1 шт. по 5600 руб., утепленные брюки 1 шт. по 3800,00 руб., валенки за 4800,00 руб.

Спецодежда выдана 11.12.2016 сотруднику. По утвержденным нормам срок использования костюма, перчаток, очков – менее 12 месяцев, утепленной куртки, брюк – 30 месяцев, валенок – 36 месяцев.

Дебет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 60 – 25620,00 руб. (4500+420+6500+5600+3800+4800) — Оприходованная на склад спецодежда

Дебет 26 Кредит 10-10 – 11420,00 руб. (4500+420+6500) Списана на расходы стоимость костюма, перчаток, очков, выданных слесарю.

Дебет 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10-10 – 14200,00 руб. (5600+3800+4800) — Выдана работнику утепленная куртка, утепленные брюки, валенки

Дебет 26 Кредит 10-11«Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» 446,67 руб. (5600/30+3800/30+4800/36) — Частичное списание стоимости спецодежды, срок использования которой более 12 месяцев.

6. Списание спецодежды в налоговом учете

В расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, можно списать стоимость СИЗ. Но списание спецодежды в налоговом учете ограничено нормами бесплатной выдачи СИЗ: типовыми либо утвержденными компанией на основании результатов спецоценки условий труда. Эту позицию высказал Минфин в Письме от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8.

Для целей налогообложения отражение спецодежды в зависит от ее стоимости и срока эксплуатации:

1. В качестве амортизируемого имущества:
   • При соблюдении условий: стоимость более 100 тыс. руб., срок использования более 12 месяцев;
   • Списание производится путем начисления амортизации ежемесячно в течение срока полезного использования
2. В составе материальных расходов:
   • При сроке использования менее 12 месяцев, стоимость спецодежда может быть любая;
   • Относится на расходы единовременно в момент выдачи работнику или равномерно в течение срока эксплуатации, если этот срок выходит за рамки одного отчетного периода по налогу на прибыль. Такой порядок предусмотрен пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Тот вариант, который использует организация, закрепляется в учетной политике для целей налогообложения.

7. Учет спецодежды в 1с 8.3

В программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 также можно организовать учет поступления, выдачи и списания спецодежды и других СИЗ. Инструкцию по работе в программе смотрите в видео.

8. Учет спецодежды в организации на УСН

Учет спецодежды на УСН, как и на общей системе, зависит от того, как учтены средства защиты. Поскольку при упрощенке используется кассовый метод признания доходов и расходов, спецодежда должна быть оплачена.

Если спецодежда учтена как материалы, то в расходы по УСН их стоимость принимается после оплаты и принятия к учету единовременно.

Когда СИЗ принято как основное средство, то учет спецодежды в организации на УСН производится в соответствии с п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Стоимость спецодежды включается в расходы на последнее число отчетного периода в сумме оплаты.

9. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность

В случае, когда спецодежда пришла в негодность, а ее срок использования не истек, Методические указания допускают возможность списания таких СИЗ. Решение вопроса о непригодности спецодежды относится к компетенции постоянно действующей инвентаризационной комиссии (п. 34 Методических указаний). Комиссия, назначенная приказом руководителя, осматривает СИЗ, определяет причины выхода из строя, выявляет виновников порчи спецодежды, составляет Акт на списание.

Списанию подлежит полностью не пригодная к использованию и не подлежащая восстановлению спецодежда. Акт на списание передается в бухгалтерию. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность? Бухгалтеру придется сделать проводки:

Дебет 94 Кредит 10-11 – списание спецодежды, пришедшей в негодность, по остаточной стоимости;

Согласно п. 11 ПБУ 10/99 расходы по списанию СИЗ, не пригодных к эксплуатации, включаются в бухучете в состав прочих расходов в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Дебет 91-2 Кредит 94 – стоимость спецодежды, пришедшей в негодность, отражена в прочих расходах.

Если комиссией установлен виновник , то стоимость спецодежды относится на виновное лицо (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности):

Дебет 73 Кредит 94 – стоимость спецодежды отнесена на виновное лицо.

Дебет 50,51,70 Кредит 73 – возмещение ущерба (удержание из зарплаты) виновником.

Дебет 91-2 Кредит 73 – списание ущерба на прочие расходы при признании виновного лица невиновным судом.

10. Спецодежда при увольнении сотрудника

Право собственности на спецодежду сохраняется за организацией в течение всего срока использования. Поэтому спецодежда при увольнении сотрудника или переводе на другую должность должна быть возвращена на склад. Эта обязанность предусмотрена п. 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Возврат спецодежды в бухучете отражается записями:

• Дебет 01 «Основные средства на складе» Кредит 01 «Основные средства в эксплуатации» — при учете спецодежды в качестве основных средств;
• Дебет 10-10 Кредит 10-11 – по остаточной стоимости, если спецодежда, учтенная в составе МПЗ, списывается равномерно в течение срока использования;
• Проводки в бухгалтерском учете не составляются, если стоимость спецодежды была списана единовременно при выдаче сотруднику. В данном случае ведется только количественный учет.

Организация вправе удержать из заработной платы работника стоимость спецодежды, не возвращенную при увольнении либо утерянную работником. Бухгалтерский учет удержания стоимости спецодежды при увольнении сотрудника аналогичен порядку, рассмотренному в предыдущем разделе.

Выдача спецодежды работникам не влечет за собой перехода права собственности, поэтому объекта налогообложения по НДС у работодателя не возникает. Также стоимость спецодежды не признается законодателем доходом сотрудника, и стоимость предоставляемой спецодежды не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

В заключение пара слов об ответственности. Не обеспечение работниками средствами защиты может повлечь штраф от 20 до 30 тысяч рублей на должностных лиц, от 130 до 150 тысяч рублей на компанию (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Поэтому прошу, не пренебрегайте своей обязанностью по обеспечению спецодеждой работников. А если у вас остались без ответов какие-либо вопросы по учету спецодежды, пишите в комментариях, попробуем вместе найти ответ!

Учет спецодежды в организации: бухгалтерский и налоговый

На основании данных первичной документации осуществляется контроль спецодежды на предприятиях с вредными и опасными условиями труда. Приобретать МБП приходится часто. Поэтому бухгалтеры должны знать, как правильно вести учет спецодежды. Рассмотрим детальнее, как оформлять документы и проводить операции в 1С.

Обеспечение СИЗ

Обеспечение сохранения жизни работников является одним из принципов декларации Международной организации труда и Всеобщей декларации прав человека. В ТК РФ на первое место выдвинута обязанность работодателей обеспечить нормальные условия труда сотрудников. Согласно ст. 210 ТК РФ, одним из главных направлений госполитики в этой области является предоставление сотрудникам средств защиты.

СИЗ – это предметы, используемые для предотвращения воздействия вредных производственных факторов. Они применяются, если безопасность работы не может быть обеспечена только оборудованием и организацией труда.

СИЗ делятся на:

• изолирующие костюмы, скафандры;
• средства для защиты органов дыхания, такие как противогазы и респираторы, пневмошлемы и маски;
• специальную одежду: жилеты, пальто, накидки и т. д.;
• средства для защиты нижних конечностей (сапоги, ботинки бахилы и т. д.), верхних конечностей (перчатки, рукавицы), головы (шлемы, шапки, береты), лица (щитки), глаз (защитные очки), органов слуха (специальные шлемы, наушники);
• средства для защиты от падения с высоты;
• дерматологические средства.

Техника безопасности на предприятии и ст. 221 ТК РФ предусматривают порядок обеспечения трудоустроенных лиц средствами защиты. Работодатель обязан предоставить необходимые МБП лицам, работающим на вредных производствах и в загрязненных помещениях. На нем также лежит обязанность по сохранению, стирке, сушке, дезинфекции, дезактивации и ремонту выданной спецодежды. Согласно ст. 215 ТК РФ, СИЗ - даже иностранного производства - должны соответствовать требованиям охраны РФ и иметь сертификат качества. Иначе их применять нельзя.

Перечень и количество необходимых МБП представлен в Типовых отраслевых нормах. Перечисленные там требования не зависят от отрасли производства, цеха или участка работы. Однако, согласно ст. 221, работодатель имеет право ограничить нормы бесплатной выдачи СИЗ, согласовав вопрос с профсоюзной организацией и исходя из своего экономического положения. Данное положение действует, если рассматриваемые СИЗ отличаются по качеству от типовых и лучше защищают в условиях вредного производства, высоких температурных режимов и загрязнений.

В некоторых случаях работодатель может после согласования с госинспектором по охране труда и профсоюзным органом заменить один вид СИЗ, предусмотренный Типовыми нормами, другим, который лучше обеспечивает защиту от опасных производственных факторов. Например, хлопчатобумажный комбинезон может быть заменен костюмом или халатом из этой же ткани, или наоборот. Суконный, брезентовый костюм может быть заменен хлопчатобумажным с огнезащитной или водоотталкивающей пропиткой, кожаные ботинки можно поменять на резиновые, полусапожки из искусственной кожи – на кирзовые. Прорезиненный фартук меняют на изделие из полимерных материалов, рукавицы - на перчатки. Точно так же можно заменить материал и использовать вместо резиновых изделий для защиты рук перчатки из полимерных материалов.

Такие СИЗ, как предохранительный пояс, диэлектрические перчатки, галоши, коврик, очки, щитки, противогаз, респиратор, шлем, накомарник, наплечники, каска, налокотники, заглушки, антифоны, шлемы, светофильтры и прочие, не указанные в Типовых нормах предметы могут быть выданы сотрудникам после предварительной аттестации рабочих мест. Исследуется характер выполняемых работ, а также определяется срок использования - до полного износа или в качестве запасных.

Выдаваемые сотрудникам СИЗ должны соответствовать им по росту, полу, размерам, условиям выполняемой работы. Предусмотренные Типовыми нормами дежурные средства защиты должны предоставляться сотрудникам исключительно на время выполнения работ, для которых они изначально предусмотрены. Такие МБП могут быть закреплены за отдельными рабочими местами. Например, тулупы можно использовать на наружных постах, диэлектрические перчатки - при работе на электроустановках и т. д. Передаваться такие СИЗ будут между сменами, а ответственными за их использование являются мастера.

Теплая спецодежда и обувь (утепляющие костюмы, куртки, брюки, тулупы, валенки, ушанки, меховые рукавицы и др.) должны выдаваться с наступлением холодов, а в теплое время года – сдаваться для хранения до следующего сезона. Время пользования такой одеждой устанавливается работодателем вместе с профсоюзом и органом, занимающимся учетом климатических условий.

Лицам, которые совмещают профессии или выполняют постоянно несколько видов работ, в т. ч. в составе бригад, кроме основных, должны выдаваться СИЗ в зависимости от вида деятельности.

БУ

Учет спецодежды в балансе осуществляется по фактическим затратам на ее покупку или изготовление. Если предприятие использует МБП собственного производства, то расходы на их изготовление группируются сначала на счетах учета производственных издержек. По факту выпуска рассчитывается себестоимость, в которую включаются все затраты. Готовая спецодежда отправляется на склад «Актом выполненных работ». В БУ формируется проводка ДТ23 КТ10 на сумму расходов по изготовлению. Аналитический учет следует вести максимально подробно, указывая количество, наименование, дату поступления и возврата, материально ответственных лиц.

В БУ стоимость МБП списывается единовременно или линейно. Первый метод можно применять, если срок службы предмета не превышает 12 месяцев, а второй – для более долгосрочных МБП. Детальнее нюансы списания спецодежды будут рассмотрены далее.

Варианты

Обычно спецодежда учитывается в составе производственных запасов. Но если ее стоимость превышает 40 тыс. руб., а срок использования превышает 12 месяцев, тогда ее приходуют в состав ОС. Выбранный вариант нужно прописать в приказе об учетной политике организации.

Приобретение спецодежды

Если купленные товары учитываются в составе ОС, то приходовать их следует на счет 10. Он указывается на вкладке «Материалы» в программе 1С. Также необходимо выделить отдельный субсчет «Спецодежда на складе». Поступление товара в программу осуществляется на основании приходного ордера. Можно использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк и указывать в нем все необходимые реквизиты.

Пример

Условное ООО, занимающееся перевозкой грузов, в феврале 2016 года приобрело 10 жилетов для водительских автомобилей по 159,3 руб. за шт. Общая стоимость покупки составила 1593 руб. Согласно Типовым нормам, срок использования жилетов составляет один год. Спецодежда в бухгалтерском учете в таком случае будет учитываться в составе МБП.

ООО (название)

ПКО от 28.02.16 № 15

Проводки в бухгалтерском учете:

• ДТ10 субсчет «Спецодежда» КТ60 - 1 350 руб. - стоимость спецодежды (без НДС).
• ДТ19 КТ60 - 243 руб. - входной НДС.
• ДТ68 «Расчет по НДС» КТ19 - 243 руб. - принят к вычету НДС.
• ДТ60 КТ51 - 1 593 руб. - перечислены средства поставщику.

Учет выдачи спецодежды

Распределение купленных товаров должно осуществляться на основании первичного документа. Его форма должна соответствовать требованиям налогового и бухгалтерского учета. Если принято решение использовать унифицированный бланк, то для учета выдачи можно применять требование-накладную (№ М-11), или накладную на отпуск материалов (№ М-15), или лимитно-заборную карту (№ М-8). А можно составить свой документ на основании любого из перечисленных.

Руководитель подразделения распределяет купленные товары, а бухгалтер должен составить ведомость выдачи спецодежды. Лучше всего формировать этот документ один раз в месяц или год на всех сотрудников. Можно использовать такой образец.

ООО (название)

Ведомость выдачи спецодежды за 2015 год

№ п/п	ФИО	Спецодежда		Ед. измер.	Кол-во, шт.	Сумма без НДС, тыс. руб.	Дата выдачи	Срок службы	Дата возврата
		Наименование	№ номенкл.
1	Иванов	Костюм	1840	Шт.	1	1	01.09.15	1 год
2	Петров	Куртка	1837	Шт.	1	2,5	01.09.15	1 год

В собственную форму можно вставить любые строки. Например, фиксировать возврат спецодежды перед увольнением сотрудника. Эта ведомость будет считаться регистром.

Факт выдачи спецодежды должен быть отображен на счете 10. Проводка будет показывать движение спецодежды с субсчета «На складе» на субсчет «В эксплуатации». Списание спецодежды осуществляется единовременно или равномерно по факту выдачи ее сотрудникам. Стоимость включается в производственные расходы предприятия.

Пример

Дополним условия предыдущего примера. Техника безопасности на предприятии предусматривает использование жилетов сотрудниками транспортной службы. Кладовщик условного ООО 17 марта выдал эти МБП. Перемещение спецодежды между подразделениями оформляется требованием-накладной. Выдача жилетов водителям фиксируется в ведомости. По этим первичным документам бухгалтер делает проводки в балансе:

ДТ10 субсчет «Спецодежда в эксплуатации» КТ10 субсчет «Спецодежда на складе»
- 1080 руб.- перемещение МБП в подразделение.

Документы от подотчетных лиц в бухгалтерию попали в конце месяца. Учетной политикой предусмотрено, что МБП со сроком использования до 12 месяцев списываются единовременно. В БУ проводятся такие записи:

ДТ20 КТ10 - 1080 руб. - списание спецодежды в счет расходов предприятия.

ДТ012 «Спецодежда в эксплуатации» - 1080 руб. - выдача МБП сотрудникам.

Возврат МБП на склад

Чаще всего спецодежда является собственностью компании. Сотрудник получает ее во временное пользование, а в случае увольнения или смены должности возвращает ее на склад. Эту операцию нужно отразить в бухучете.

Составлять отдельный документ нет необходимости. Разработанная карточка учета спецодежды может содержать строки, в которых будет отражаться факт возврата МБП. Как отразить операцию в бухгалтерском учете? Если спецодежда списывается на расходы полностью, то дополнительные проводки делать не нужно. Если часть стоимости числится по счету 10, то нужно сделать дополнительную запись, перевести МБП с субсчета «Спецодежда в эксплуатации» на субсчет «Спецодежда на складе». Остаток стоимости не списывается, так как на расходы можно относить только МБП, которые находятся в эксплуатации.

Учет спецодежды в НУ не отражается. МБП списываются на расходы при расчете НПП единовременно. Это происходит в момент передачи спецодежды сотруднику. Пришедшие в негодность МБП подлежат списанию. Но эта операция оформляется отдельным актом.

Лимиты списания МБП

Министерством труда России разработаны нормы спецодежды, но только для некоторых отраслей, например, для предприятий электротехнической сферы деятельности. Остальные организации могут использовать Типовые нормы выдачи одежды.

Кроме этого, предприятия могут учитывать все расходы на приобретение и уход за МБП, в том числе сверх установленных норм. Это не противоречит НК РФ, ТК РФ. Но предварительно нужно разработанные правила расчета утвердить внутренним приказом руководителя.

А вот списывать малоценные и быстроизнашивающиеся предметы по нормам, ниже законодательных, нельзя. Это противоречит ст. 221 ТК РФ. Если правилами предусмотрено три пары перчаток за год на одного сотрудника, то выдать ему две пары нельзя. За такие нарушения предусмотрен штраф. Дополнительные затраты предприятия могут составлять 30-50 тыс. руб., а руководителя – 1-5 тыс. руб. В случае грубого нарушения норм инспекция по труду может остановить деятельность предприятия на 90 дней.

Нюансы налогообложения

Учет спецодежды осуществляется без начисления НДС. Эти МБП выдаются на время, а не передаются в собственность сотрудникам. То есть нет перехода прав собственности. С этим налоговые органы спорить не будут. Иначе обстоят дела, если сотрудник выплатил деньги за спецодежду. Например, при увольнении он заплатил в кассу ее остаточную стоимость. В такой ситуации нужно либо начислить НДС, либо сослаться на постановление ФАС № 2901/2008. Сотрудник выплатил компенсацию предприятию, а не купил спецодежду. На стоимость МБП начислять страховые взносы не нужно, при условии, что оны переданы сотрудникам в пользование, а не в собственность.

Учет спецодежды, которая подлежит списанию, в НУ осуществляется иначе, нежели в бухгалтерском. МБП стоимостью менее 10 тыс. руб., использовать которые можно до 12 месяцев, включаются в состав материальных издержек. Затраты на их приобретение являются косвенными и списываются полностью в момент выдачи. Спецодежда, стоимость которой превышает 10 тыс. руб., а срок службы составляет более одного года, включается в состав амортизируемого имущества и погашается линейным способом.

Учет спецодежды в 1С

Приобретение МБП осуществляется документом «Поступление товаров» с видом операции «Покупка». Для добавления позиции номенклатуры в документ нужно ввести новый элемент в «Номенклатуру» в группу «Спецодежда» или «Спецоснастка», указать количество и счет учета «10».

Следующий этап - передача МБП в эксплуатацию на производство. Это операция проводится в программе документом «Передача материалов». В нем указывается физлицо, которому предоставляется МПБ. Чтобы вбить передачу спецоснастки, нужно в этом же документе выбрать одноименную закладку.

В отличие от рассмотренного до этого примера, оборудование передается не физическому лицу, а в определенный цех. Он вбивается в поле «Местонахождение». В этом же документе указывается способ списания стоимости МБП: единовременно в момент передачи или равными партиями. Для этих целей предусмотрен реквизит «Назначение использования». В основном списание МБП осуществляется в момент передачи их в эксплуатацию. Все затраты ложатся на производственные расходы текущего периода. Реквизит «Количество по нормативу» заполняется, чтобы в момент передачи МБП другим документом число спецодежды подставлялось автоматически.

От периода эксплуатации зависит порядок погашения стоимости МБП. Если он превышает один год, то в БУ и НУ стоимость спецодежды списываться на материальные расходы. Только в первом случае будет выбран линейный способ.

Особенность спецоснастки в том, что ее нельзя отнести на ОС, если стоимость последней составляет менее 40 тыс. рублей. Она списывается либо пропорционально с объемом выполненных работ, либо линейно. В первом случае нужно ежемесячно создавать документ «Выработка МБП и материалов» и регистрировать в нем количество изготовленной продукции.

В дебет проводки, которой будут списаны МБП, подставляются данные, которые указаны в реквизите «Отражение расходов»: счет 20 или 25, подразделение, статья затрат и номенклатурная группа. Сумма на забалансовые счета 10.11 и 10.10 попадает после проведения документов.

Списание стоимости спецодежды

Если при передаче МБП нужно удалить их с баланса, то при формировании документа перемещения материалов следует указать соответствующие проводки. Если отчуждение стоимости осуществляется на протяжении всего срока использования спецодежды, то проводки указываются в конце отчетного периода при закрытии месяца. Для этих целей предусмотрен отдельный регистр «Погашение стоимости спецодежды». Он формирует запись ДТ счет 20.01 КТ счет 10.11.

Выведение спецоснастки из эксплуатации осуществляется документом «Списание материалов». Он вводится на основании «Передачи материалов» или отдельно. В первом случае все поля подставляются из документа-основания, во втором – их нужно вбивать отдельно или заполнять кнопкой «Подбор». Дополнительно в поле «Местонахождение» указывается цех, с которого выводится спецоснастка.

Закладка «Списание расходов» заполняется, если стоимость МБП полностью не погашена. По умолчанию затраты будут зачисляться в дебет счета, указанного в основной части документа. Можно выбрать второй тип списания и вбить отдельно счет.

При длительном хранении на складе новой спецодежды часть спецодежды пришла в негодность по причине повышенной влажности в следствии подтопления склада. Какие документы необходимы для списания данной спецодежды и как следует отразить в бухгалтерском и налоговом учете списание испорченной спецодежды, числящейся на счете 10.10.

Для списания испорченной спецодежды нужно оформить документы в порядке, аналогичном порядку оформления документов при списании испорченных товаров. При обнаружении порчи имущества нужно провести инвентаризацию. Порядок оформления документов при инвентаризации приведен ниже в полном ответе. Для списания одежды создайте комиссию, состав которой нужно утвердить приказом руководителя. Решение комиссии о списании испорченного имущества оформите в письменной форме, например актом по форме № ТОРГ-15 .

В бухгалтерском учете списание стоимости спецодежды отразите в составе прочих расходов проводками:

Дебет 94 Кредит 10 – отражена стоимость испорченной одежды при инвентаризации; Дебет 91-2 Кредит 94 – списан убыток от порчи имущества в связи с отсутствием виновного лица.

При расчете налога на прибыль стоимость испорченного имущества учитывайте в составе внереализационных расходов. Насколько понятно из текста вопроса, лица, виновные в порче данного имущества, не установлены. Факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства.

Восстанавливать НДС, ранее принятый к вычету не нужно. Поскольку утрата имущества не меняет первоначальной цели его приобретения, то оснований для восстановления ранее принятого к вычету НДС у организации нет.

Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации

Бухучет: инвентаризация

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации , отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства – по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50...)
– отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.

Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов .

На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 ).

Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

ОСНО

Порядок учета недостачи при расчете налога на прибыль зависит от того, по какой причине эта недостача возникла:

• по причине естественной убыли (для МПЗ);
• в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.).

ОСНО: недостача сверх норм убыли

Учет недостачи сверх норм естественной убыли зависит от того, установлено виновное лицо или нет.

Если виновное лицо установлено и недостача взыскивается с него , то у организации возникает внереализационный доход (). Если организация признает доходы по методу начисления, недостачу, которую возместил сотрудник, учтите при расчете налога на прибыль в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (). Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения ().

Если организация применяет кассовый метод, сумму возмещения учтите в составе доходов в момент возмещения сотрудником ущерба (). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства. Об этом сказано в пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

Как отразить в бухучете и при налогообложении порчу и недостачу товаров

Порядок оформления и отражения в бухучете потерь от недостачи (порчи) товаров зависит от момента обнаружения факта недостачи (порчи):

• до постановки товаров на учет (например, при их приемке).

Инвентаризация: выявление недостачи и порчи

Обнаружение факта недостачи (порчи) товаров является основанием для проведения инвентаризации (). Исключением из этого правила является недостача (порча) товаров, выявленная до постановки товаров на учет . Факт недостачи (порчи) может быть выявлен и в процессе инвентаризации, проводимой по иным причинам.

По своему желанию организация может провести инвентаризацию товаров в любой момент. Однако есть случаи, когда инвентаризацию необходимо провести в обязательном порядке:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (например, заведующего складом, кладовщика);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;
• при возникновении форс-мажорных обстоятельств (например, стихийных бедствий);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством (например, при продаже предприятия как имущественного комплекса) ().

Такие правила установлены в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

О том, какие условия должны быть соблюдены при проведении инвентаризации товаров, см. таблицу .

Для документального оформления проведения инвентаризации товаров можно использовать следующие типовые формы:

• инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
• акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);
• инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
• акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).

При оформлении результатов инвентаризации необходимо составить следующие документы:

• сличительная ведомость по форме № ИНВ-19 ;
• ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

Более подробно о заполнении этих форм см. в таблице .

Инвентаризация: уценка и списание

При выявлении факта порчи товаров организация может:

• уценить товары для дальнейшей продажи;
• списать товары (если они не подлежат дальнейшей реализации).

Если организация по причине порчи планирует уценить (списать) товар, руководитель организации создает комиссию, состав которой утверждается приказом . В состав комиссии должны входить:

• представитель администрации организации (например, руководитель);
• материально-ответственное лицо;
• представитель санитарного надзора (при необходимости).

Решение комиссии об уценке (списании) испорченных товаров оформляется в письменной форме. Для этого составляется акт, например по форме:

• № ТОРГ-15 (оформляется при уценке (списании) товаров в результате порчи, боя, лома);
• № ТОРГ-16 (оформляется при списании товаров, не подлежащих дальнейшей реализации, например, при истекшем сроке годности).

В некоторых отраслях вместо формы № ТОРГ-15 (№ ТОРГ-16) могут использоваться другие акты на списание товаров, рекомендованные для применения соответствующими ведомствами. Например, в отношении медицинских товаров в аптеках – акт по форме № А-2.18 (раздел 4 Методических рекомендаций, утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 г. № 98/124).

Отражение в бухучете потерь, подтвержденных результатами инвентаризации, зависит от:

• вида потерь (недостача или порча);
• причин возникновения (естественная убыль , виновное лицо, форс-мажорные обстоятельства).

О том, как отразить в бухучете недостачу, выявленную в ходе проведения инвентаризации, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации .

В каких случаях нужно восстановить входной НДС, ранее принятый к вычету

Ситуация: нужно ли восстановить входной НДС по имуществу, утраченному в результате хищения (пожара, порчи и т. п.). Недостача выявлена при проведении инвентаризации

Нет, не нужно.

Организация должна восстанавливать НДС только в случаях, прямо указанных в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Недостача имущества (утрата имущества в случае хищения при отсутствии виновных лиц, пожара, порчи и т. п.) в этом пункте не упомянута. Других оснований для восстановления НДС Налоговым кодексом не предусмотрено.

Кроме того, входной НДС по имуществу, утраченному при хищении, порче, пожаре и т. п., ранее принят к вычету правомерно. К моменту применения вычета необязательно, чтобы имущество уже было использовано для выполнения облагаемых операций. Достаточно, чтобы у организации было намерение использовать его таким образом. Это следует из статьи 171 Налогового кодекса РФ.

Поскольку утрата имущества не меняет первоначальной цели его приобретения, то оснований для восстановления ранее принятого к вычету НДС у организации нет.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 17 июня 2015 г. № ГД-4-3/10451 от 15 июля 2014 г. № Ф05-7043/2014 , от 4 октября 2013 г. № А40-149597/12 , Центрального округа от 18 октября 2012 г. № А35-10180/2011 ,

Для улучшения условий работы сотрудников можно отступить от отраслевых правил. Так, по своей инициативе можно:

• чаще менять спецодежду, ведь отраслевыми нормами установлены только предельные сроки ее использования;

• заменить спецодежду другим ее видом. Для этого в региональную инспекцию труда направьте письменный запрос. В нем обоснуйте, чем вызвана такая необходимость. И только после того как получите положительный ответ, можно будет выдать сотрудникам другую спецодежду. Если замена не носит принципиального характера, например вместо куртки выдаете ветровку, то согласовывать ее не нужно (письмо Минфина России от 5 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/320);

• выдать спецодежду сотрудникам, для которых типовыми нормами она не предусмотрена. Для этого придется провести специальную оценку условий труда. Если по ее результатам условия работы будут признаны вредными, опасными или связанными с загрязнением, то выдача спецодежды будет обоснована. Порядок проведения такой оценки установлен Законом от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ. Если в организации есть профсоюз, то с ним нужно согласовать выдачу спецодежды, не предусмотренной типовыми нормами.

Все это следует из части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ, пунктов 6, 7 и 35 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Где закрепить порядок выдачи спецодежды

Порядок выдачи спецодежды закрепите в локальных документах. Например, в коллективном или трудовом договоре или Правилах трудового распорядка. При этом нужно утвердить следующие данные:

• перечень должностей, связанных с вредными и (или) опасными условиями труда, с загрязнением;

• нормы выдачи спецодежды по каждой должности;

• срок носки, по истечении которого сотруднику должен быть выдан новый комплект спецодежды.

Такой вывод позволяют сделать пункт 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н, а также часть 4 статьи 189 и абзац 9 части 2 статьи 41 Трудового кодекса РФ.

По каким правилам выдавать спецодежду

Работодатель должен приобретать спецодежду за счет собственных средств и выдавать ее сотрудникам бесплатно. Такое требование установлено в части 3 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пункте 4 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

В некоторых случаях спецодежду можно приобрести за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний .

Комбинезоны, каски, сапоги, противогазы и прочая спецодежда и средства индивидуальной защиты должны быть сертифицированы. Поэтому, приобретая их, нужно убедиться в наличии сертификатов соответствия. Выдавать сотрудникам несертифицированные средства индивидуальной защиты нельзя. Это следует из части 6 статьи 215, части 2 статьи 221 Трудового кодекса РФ и пункта 8 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Если не обеспечить сотрудников спецодеждой, когда это необходимо, они вправе прекратить работу. В этом случае наказать их в рамках дисциплинарной ответственности не получится. Более того, работодатель обязан оплатить сотрудникам время простоя. Об этом сказано в части 6 статьи 220 Трудового кодекса РФ и пункте 11 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Спецодежду сотрудники должны носить только в рабочее время. Они не вправе выносить ее за пределы рабочего места. Исключение предусмотрено для отдельных случаев, когда по условиям работы указанный порядок не может быть соблюден. Например, на лесозаготовках. Тогда спецодежда может оставаться в нерабочее время у сотрудника. Об этом сказано в пункте 27 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Для хранения спецодежды оборудуйте специальные помещения - гардеробные. Такое указание есть в пунктах 30, 31 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Зимнюю спецодежду выдавайте с наступлением холодов. С наступлением теплого времени года ее нужно собрать и определить на хранение до следующего сезона. При этом в нормативные сроки носки сезонной одежды включено время ее хранения. Убедиться в этом вы можете в пункте 21 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Например, вот какой порядок предусмотрен в Москве и Московской области в электротехническом производстве для водителей электротележки при наружных работах зимой. Им нужно выдать дополнительную куртку на утепляющей прокладке. Срок использования такой куртки установлен в 2,5 года. В этот срок входит время, в течение которого спецодежда находится на хранении. Таким образом, если куртка была выдана сотруднику 16 ноября 2015 года, то заменить ее нужно 16 мая 2018 года. Такие указания есть в типовых отраслевых нормах, утвержденных постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 г. № 63, и типовых нормах, утвержденных постановлением Минтруда России от 31 декабря 1997 г. № 70.

Ответственность за нарушение правил выдачи спецодежды

Внимание: за необеспечение сотрудников средствами индивидуальной защиты предусмотрена административная ответственность.

Предпринимателей, организации и их руководителей могут серьезно оштрафовать за такое нарушение. Но только если средства индивидуальной защиты отнесены ко 2-му классу риска в соответствии с техническим регламентом, утвержденным решением Комиссии Таможенного союза от 9 декабря 2011 г. № 878. Например, это может быть обувь от проколов и порезов, каски защитные, щитки или очки сварщика и т. п.

Размеры штрафов в таком случае составят:

• от 130 000 до 150 000 руб. - для организаций;

• от 20 000 до 30 000 руб. - для должностных лиц или предпринимателей.

Если же нарушение будет совершено повторно, то размер штрафа будет больше:

• от 100 000 до 200 000 руб. - для организаций;

• от 30 000 до 40 000 руб. - для должностных лиц или предпринимателей.

Кроме того, за неоднократное нарушение вместо штрафа могут быть применены более жесткие меры административного наказания в виде:

• приостановления деятельности на срок до 90 суток - для организаций и предпринимателей;

• дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет - для должностных лиц.

Такой порядок установлен частями 4, 5 и примечанием к статье 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Наказать руководителя может трудовая инспекция или суд по ее заявлению. Инспекторы могут обнаружить нарушение в ходе проверки или узнать о нем из жалобы сотрудника.

Как поступить со спецодеждой, которую вернули

Поскольку право собственности на спецодежду остается за работодателем, сотрудник обязан вернуть ее:

• при увольнении;

• при переводе на другую работу, для которой использование выданной ему спецодежды не предусмотрено.

Об этом сказано в пункте 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Если сотрудник не вернет спецодежду, ее стоимость можно удержать из его зарплаты. Так же можно поступить и в том случае, если сотрудник по своей вине испортит или потеряет спецодежду.

Как вести учет спецодежды

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

В зависимости от нормативного срока носки спецодежды можно:

• учитывать ее в составе материалов или в составе основных средств (письмо Минфина России от 12 мая 2003 г. № 16-00-14/159);

• списывать стоимость спецодежды, учтенной в составе материалов, единовременно или равномерно в течение срока использования.

Возможные варианты бухучета спецодежды представлены в таблице . Выбранный вариант учета спецодежды закрепите в учетной политике организации для целей бухучета.

Совет : По возможности установите единый порядок бухгалтерского и налогового учета спецодежды. В этом случае у вас не возникнут временные разницы и отложенные налоговые активы.

В учетной политике для целей бухучета запишите: «Спецодежда со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. Ее стоимость погашается путем начисления амортизации линейным методом. Остальная спецодежда учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, срок использования которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент ее передачи сотрудникам».

В результате временные разницы могут возникать только по спецодежде со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб. Ведь в налоговом учете организация вправе самостоятельно определить порядок списания спецодежды. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов по мере выдачи сотрудникам одежды (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Если в налоговом учете спецодежду вы спишете единовременно, то бухучете такие расходы отражайте равномерно в течение срока использования спецодежды.

Отложенное налоговое обязательство, рассчитанное с временной разницы, отразите проводкой:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77

- отражено отложенное налоговое обязательство с разницы в стоимости спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.

Ежемесячно по мере списания стоимости спецодежды в бухучете делайте проводку:

Дебет 77 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

- погашено отложенное налоговое обязательство с разницы в стоимости спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.

Бухучет спецодежды в составе материалов

Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:

Дебет 10-11 Кредит 10-10

- выдана спецодежда в пользование сотрудникам.

Выдав сотрудникам спецодежду, учтенную в составе материалов, можете оформить:

• требование-накладную по форме № М-11;

• лимитно-заборную карту по форме № М-8;

• накладную на отпуск материалов на сторону по форме № М-15;

• ведомость учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7.

Все эти формы есть в указаниях, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Сам же порядок их применения установлен в пунктах 19 и 20 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-11

- списана стоимость спецодежды.

Если стоимость спецодежды списываете единовременно, то эту проводку делайте один раз. Если равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования. Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику. Такие правила установлены в пунктах 21 и 26 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

При единовременном списании стоимости спецодежды организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета спецодежды в эксплуатации. Если же будет выявлена недостача, необходимо взыскать ущерб с виновного. О бухучете такой операции см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи при инвентаризации .

Дебет 10-10 Кредит 10-11

- возвращена спецодежда на склад (по остаточной стоимости).

Эту проводку делайте, только если стоимость спецодежды списываете равномерно. Если стоимость спецодежды была списана единовременно, возврат спецодежды на склад в бухучете не отражается.

При списании спецодежды по истечении срока носки составьте акт. Унифицированной формы не установлено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Главное, чтобы в акте были все необходимые реквизиты , кроме того, руководитель должен утвердить его приказом к учетной политике. Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

Пример отражения в бухучете операций по приобретению, выдаче и списанию спецодежды

В декабре 2014 года ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства:
- куртку на утепляющей подкладке (срок носки - 24 месяца) стоимостью 2832 руб. (в т. ч. НДС - 432 руб.);
- брезентовый костюм (срок носки - 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС - 180 руб.).

В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.

В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью не более 40 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет не более 40 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 10-10 Кредит 60
- 3400 руб. (2832 руб. - 432 руб. + 1180 руб. - 180 руб.) - приобретена спецодежда;

Дебет 19 Кредит 60
- 612 руб. (432 руб. + 180 руб.) - учтен НДС со стоимости спецодежды;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 612 руб. - принят к вычету НДС со стоимости спецодежды;

Дебет 10-11 Кредит 10-10
- 3400 руб. - выдана спецодежда сотруднику;

Дебет 20 Кредит 10-11
- 1000 руб. - списана стоимость брезентового костюма.

Стоимость куртки бухгалтер «Мастера» списывает равномерно в течение 24 месяцев с момента выдачи сотруднику. Ежемесячно начиная с декабря 2014 года он делает проводку:

Дебет 20 Кредит 10-11
- 100 руб. (2400 руб. : 24 мес.) - стоимость куртки учтена в составе расходов.

Поскольку в ноябре 2015 года нормативный срок носки брезентового костюма истек, сотруднику был выдан новый комплект. При этом поношенный брезентовый костюм списан на основании акта. Куртка на утепляющей подкладке будет списана в ноябре 2015 года.

Бухучет спецодежды в составе ОС

Спецодежду, учтенную в составе основных средств, отражайте на счете 01 - на одном из двух субсчетов: «Основные средства на складе» или «Основные средства в эксплуатации». При выдаче спецодежды сотрудникам составьте акт по форме № ОС-1 и сделайте проводку:

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»

- передана в пользование сотрудникам спецодежда.

Списание стоимости спецодежды через амортизацию отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 02

- начислена амортизация по спецодежде.

Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:

Дебет 01 субсчет «Основные средства на складе» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»

- возвращена спецодежда на склад.

Когда будете списывать спецодежду, учтенную в составе основных средств, можете составить акт по форме № ОС-4. Она есть в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Списание спецодежды, учтенной в качестве основных средств, отразите проводкой:

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»

- списана спецодежда.

По истечении срока носки старую спецодежду можно списать. При этом проводки зависят от того, как вы учитываете спецодежду - в составе материалов или основных средств.

Сотруднику при этом выдается новый комплект. Однако, если старая спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, то после чистки, стирки, ремонта и т. д., ее можно вновь выдать сотрудникам. Такой порядок следует из пункта 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. Срок носки такой спецодежды не регламентируется. Его может определить служба охраны труда.

Ситуация: как отразить в бухучете стоимость спецодежды, которую не успели полностью списать в расходы из-за увольнения сотрудника. Сотрудник вернул спецодежду на склад ?

Если она полностью изношена - спишите единовременно. Если нет - приостановите списание до момента выдачи спецодежды новому сотруднику.

Такой случай не предусмотрен в Методических указаниях, которые утверждены приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н. Поэтому нужно ориентироваться на правила и порядки, предусмотренные другими нормативными документами.

Для спецодежды, годной к использованию, можно применить порядок, который действует для основных средств, законсервированных на срок более трех месяцев. То есть приостановить списание расходов вплоть до того, как бывшую в употреблении спецодежду выдадут новому работнику. Для основных средств это предусмотрено в пункте 23 ПБУ 6/01.

Для изношенной же спецодежды можете воспользоваться другими нормами. Так, если инвентаризационная комиссия установит, что возвращенная спецодежда изношена и непригодна для дальнейшего использования, то остаточную стоимость можно единовременно списать на счет 94. И если виновные лица не будут установлены - списать на прочие расходы на счет 91-2. Такой порядок следует из положений пунктов 34 и 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункта 11 ПБУ 10/99.

Ситуация: как отразить в бухучете реализацию сотруднику ранее выданной ему спецодежды ?

Доходы и расходы, связанные со списанием с баланса спецодежды, отражайте в бухучете в отчетном периоде, к которому они относятся.

Об этом сказано в пункте33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Выручку от продажи сотруднику спецодежды отражайте в бухучете в сумме, указанной в договоре купли-продажи. Такой порядок прописан в пункте 32 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Реализацию сотруднику отразите по кредиту субсчета 91-1 в корреспонденции со счетом 73. При этом остаточную стоимость спецодежды спишите в дебет субсчета 91-2 (Инструкция к плану счетов).

Если спецодежду учитываете в составе материалов, то сделайте следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 91-1

- отражена выручка от реализации спецодежды;

Дебет 91-2 Кредит 10-11

- списана остаточная стоимость спецодежды;

Дебет 50 Кредит 73

- внесены деньги в кассу сотрудником.

Если выкупленная стоимость спецодежды удерживается из зарплаты сотрудника, то сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 73

- удержана из зарплаты сотрудника стоимость спецодежды.

Если спецодежда учитывалась в составе основных средств, то реализацию спецодежды отразите так:

Дебет 73 Кредит 91-1

- отражена реализация спецодежды сотруднику;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

- начислен НДС с реализации спецодежды;

Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»

- списана первоначальная стоимость спецодежды, учитываемой в качестве основного средства;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»

- списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»

- отражена остаточная стоимость спецодежды;

Дебет 50 (70) Кредит 73

- оплачена стоимость спецодежды сотрудником.

Это следует из Инструкции к плану счетов.

Ситуация: как отразить в бухучете списание спецодежды, если она износилась раньше установленного для нее срока ?

Стоимость такой одежды в бухучете спишите в прочие расходы.

Такой порядок предусмотрен в пункте 30 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

При этом определить непригодность спецодежды и принять решение о ее списании должна инвентаризационная комиссия (п. 34 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н).

Затраты, связанные со списанием с баланса спецодежды, также отражайте в составе прочих расходов. Сделайте это в том отчетном периоде, к которому они относятся. Об этом сказано в пункте 33 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н, и пункте 11 ПБУ 10/99.

При списании спецодежды сделайте проводки:

Дебет 94 Кредит 10-11

- списана спецодежда с учета по остаточной стоимости;

Дебет 91-2 Кредит 94

- отражена в составе прочих расходов списанная спецодежда.

Такой порядок установлен пунктом 40 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.