1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.
2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.
3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.
3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.
Я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.
Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.
Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:
Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.
А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:
Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.
В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.
Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории , а не на территории проверяющих, по следующим причинам:
Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:
Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.
Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:
Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).
Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!
Контроль отчислений в ФСС и социальных расходов предприятий, производимый сплошной проверкой документов, осуществляется в рамках выездной проверки Фонда. Охватываемый контролем период составляет 3 календарных года, предшествующих проверке. В статье мы разберем как проводится выездная проверка ФСС, что проверяют, какие необходимы документы и размер штрафов.
Законодательством установлена обязанность проведения совместных проверок фондов ФСС и ПФР (ст.33 № 212-ФЗ ). Ревизоры каждого из фондов проверяют свою часть отчислений предприятия. Утверждение плана проверок производится перед началом календарного года. Данные документа не подлежат публикации и используются только для служебного пользования.
Наряду с плановыми мероприятиями проводятся внеплановые выездные проверки ФСС, осуществляемые при ликвидации, реорганизации компании или по жалобам сотрудников. Внеплановые проверки могут осуществляться ФСС отдельно от ПФР и вне зависимости от сроков окончания предыдущего мероприятия планового контроля.
Выездная проверка ФСС проводится на территории предприятия. В исключительных случаях, при отсутствии условий на предприятии, документальный контроль производится в расположении территориального отделения.
Ревизоры ФСС при проверке страховых взносов выездного характера основываются на положениях ст. 35 ФЗ № 212-ФЗ. Статья определяет порядок оформления, сроки, возможность продления или приостановки мероприятия и другие нюансы. Особое внимание уделено возможности повторной проверки, проводимой в случаях:
Для проверок с включением в план отбираются предприятия, допустившие нарушения или имеющие солидные расходы социального характера.
Все организации и ИП, имеющие наемных работников, подлежат проверкам фондов. В план проверок преимущественно включаются предприятия, имеющие показатели:
Наличие любого из показателей увеличивает вероятность внесения предприятия в план проверок. Рассмотрим пример возникновения у налогоплательщика негативных показателей. Компания ООО «Бастион» представила за 9 месяцев 2015 года данные налоговой базы по 4-ФСС в размере 750 тысяч рублей. Одновременно по отчетности в ПФР в форме РСВ-1 указана сумма 700 тысяч рублей. В дополнение к нестыковкам бухгалтерия предприятия не перечисляла взносы за 2 квартальный период 2015 года. По итогам аналитического анализа предприятие ООО «Бастион» было предложено к включению в план проверок на 2016 год.
Регламент проведения выездных проверок обязывает ревизоров следовать четкому порядку действий. Нарушение документооборота или сроков влечет оспаривание результатов налогоплательщиком и отмены решения. Проверка осуществляется на основании решения территориального отделения ФСС.
Особенности оформления решения на проверку:
В рамках совместных выездных проверок фондов решения и требования выписываются ФСС и ПФР каждым учреждением отдельно. Документы вручаются руководителю предприятия независимо друг от друга.
В ряде случаев при проверке ФСС выявляются нарушения, связанные с оформлением документов. Документы, заполненные некорректно, могут быть не признаны в составе расходов. Предприятие, получившее уведомление о проверке (решение) должно провести контроль документов на предмет наличия и полноты заполнения реквизитов.
Формы документов | Обязательные реквизиты |
Расчетные ведомости по заработной плате | Подписи ответственных лиц |
Платежные ведомости | Подписи работников, получивших заработную плату наличным расчетом |
Расходные кассовые ордера на разовые выплаты | Полнота заполнения (суммы прописью, паспортные данные), подписи лиц |
Табели учета рабочего времени | Подписи руководителя и ответственных лиц |
Листки нетрудоспособности | Штамп, печати медучреждения, врача и расчет |
Приказы | Подписи об ознакомлении лица |
Справки-расчеты, заявления | Корректность заполнения |
Право ответственных лицах, подписывающих документы, должно быть подтверждено приказами о назначении или временном исполнении обязанностей. До начала проверки необходимо отделить документы, касающиеся проверки от материалов, не представляющих интерес для проверяющих. При наличии недоимки по взносам в ФСС необходимо оперативно погасить задолженность.
В ходе мероприятия контроля ревизоры Фонда имеют право затребовать документы, подтверждающие данные, указанные в отчетности. Производится контроль точности начисления взносов и обоснованности произведения расходов. Проверке выездного контроля подлежат только документы, имеющие отношение к отчислениям и затратам социального характера по страховым случаям.
Группировка документов | Составляющие формы группировки |
Учредительного характера | Устав, приказ о назначении руководителя |
Внутреннего распорядка по выплатам работникам | Положения об оплате труда, о премировании |
Кадрового назначения | Приказы, заявления, трудовые договоры, дополнительные соглашения, трудовые книжки и журналы учета к ним |
Расчетов по заработной плате | Табели, приказы о премировании, ведомости по начислению и выплате заработной платы, авансовые отчеты |
Выплат социального характера | Заявления, справки, листки нетрудоспособности, приказы, справки-расчеты, ведомости, кассовые документы, выписки банка, иные формы |
В дополнение к первичным документам учета представляются итоговые формы – своды, регистры, отчеты. Перечень документов не установлен законодательством и определяется внутренними документами Фондов. Запросы проверяющих на предоставление документов могут производиться до составления справки об окончании проверки.
Рассмотрим пример проверки ТО ФСС предприятия ООО «Рассвет». В процессе контроля кассовых документов ревизор ФСС определил большое число выдач подотчетных сумм. По данным оборотной ведомости счета 71 был выявлен большой остаток сумм, не закрытых авансовым отчетом. При проверке РКО обнаружились суммы, выданные лицам, не относящимся к списку подотчетных лиц, срок выдачи которых значительно превысил месячный срок и попал в проверяемый период. Полученные данные позволили ревизору обозначить суммы как доход работников, включить в налогооблагаемую базу, начислить налог, пени и наложить штраф.
Каждый этап мероприятия контроля имеет сроки, оговоренные законодательством. Окончание проверки оформляется справкой и актом, на составление которого отводится 2 месяца. К акту проверки с выявленными нарушениями должны прилагаться подтверждающие документы – копии форм первичного учета.
Этап проверки | Срок оформления |
Проведение проверки | 2 месяца |
Составление справки | Последний день проверки |
Оформление акта | 2 месяца |
Опротестование налогоплательщиком | 15 дней |
Принятие решения | 10 дней |
Вступление решения в силу | Через 10 дней после подписания |
Направление требования | После вступления в силу решения |
Соблюдение периодов исполняется каждым фондом. Срок проведения проверки предприятия может быть продлен по обстоятельствам:
Продление срока проверки производится на основании решения, принятого вышестоящим органом Фонда.
Налогоплательщики, в учете которых выявлены нарушения, привлекаются к ответственности. При отсутствии своевременно представленного расчета влечет наложение санкций в размере 5% от суммы, начисленной к уплате по расчету за каждый полный и неполный месяц. Уклонение от представления расчета в электронном виде влечет наложение штрафа в размере 200 рублей.
Несвоевременная уплата взносов, возникшая при занижении налоговой базы, влечет уплату санкций в размере 20% (40% при умысле) от величины не уплаченного взноса. Если предприятие уклоняется от подачи документов для проверки, штраф за каждую не представленный документ налагается в размере 200 рублей. Дополнительным минусом может быть доначисление по аналогу – данным предприятия, имеющем примерные показатели ведения деятельности.
Начиная с 2015 года Фондом могут проводиться повторные проверки. В случае обнаружения нарушений, не выявленных при первоначальной проверки, на налогоплательщика не налагаются санкции.
Приведем перечень ответов на актуальные запросы налогоплательщиков
Вопрос № 1. Имеют ли право инспекторы ФСС в течение выездной проверки выносить документы из бухгалтерии предприятия?
Вынос документов налогоплательщика допускается только в форме копий. Оригиналы должны находится на месте проведения проверки выездного характера.
Вопрос № 2. Могут ли ревизоры ФСС испрашивать к проверке хозяйственные и гражданско-правовые договоры?
В ходе выездной проверки инспекторы могут произвести контроль гражданско-правовых договоров, заключение которых часто является скрытой формой трудоустройства. Данные хозяйственных договоров не относятся к сфере контроля Фонда и в предоставлении документов к проверке предприятие может обоснованно отказать.
Вопрос № 3. Сколько решений оформляется при совместной проверке ФСС и ПФР?
Документальное оформление результатов проверки производится каждым фондом отдельно. Решения по проверкам удостоверяются руководителями каждого учреждения. Даты решений могут совпадать.
Вопрос № 4. Должны ли проверяющие фондов ФСС и ПФР начинать проверку одновременно?
Вручение руководителям предприятий решений на проверки осуществляется одновременно.
Вопрос № 5. Могут ли ревизоры ФСС производить опросы работников предприятия в процессе выездной проверки?
Ревизоры ФСС имеют ограниченные возможности в рамках мероприятий контроля. Проверяющие не имеют права проводить осмотры, опросы, заказывать экспертизу, переводчика, проводить встречные проверки.
До 2017 года контроль над исполнением обязанностей страхователей был полностью возложен на органы страхования. Однако в связи с тем, что с 1 января администрирование уплаты всех страховых взносов, за исключением пособий по несчастным случаям и профессиональными заболеваниями, осуществляется сотрудниками ФНС, обязанности проводить проверки распределились.
Начиная с 2017 года ФСС вправе проводить камеральные и выездные проверки страховых взносов по всем основаниям лишь за предыдущие периоды, то есть до 31 декабря 2016 года. Что касается начисления и уплаты взносов в 2017 году, фонд будет их проверять только в части взносов на травматизм. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, а также камеральными и выездными. При проведении плановой проверки сотрудники ФСС заранее утверждают список компаний, деятельность которых подлежит проверке в будущем году. План проверок ФСС на 2017 год был утвержден в конце прошлого года. Если говорить о проверках, проводимых Пенсионным фондом, то начиная с 2017 под контролем у ПФР только персонифицированный учет.
Тем не менее, в ближайшее время будут проводиться проверки предыдущих периодов, соответственно, делать это будут фонды. В случае выявления нарушений, все данные об этом ФСС и ПФР должны передать в инспекцию ФНС.
Камеральные проверки предполагают сверку показателей всех отчетов, переданных в фонды. Длительность такой формы контроля не может превышать три месяца. Главной целью камеральной проверки является сопоставление взносов, начисленных в отчетах и сумм, перечисленных страхователем.
Разумеется, в большей степени каждого страхователя пугают выездные проверки сотрудников органов страхования, которые по определению должны быть проведены на территории компаний.
Выездной проверке ПФР и ФСС (чаще всего они осуществляются совместно) подлежат компании и предприниматели, в деятельности которых:
Предметом проверки органами ФСС является контроль над правильностью расчетов страховых взносов и соблюдением сроков перечисления платежей.
Страхователю следует помнить, что перед началом проверки у сотрудников фондов необходимо попросить документ, регламентирующий эту процедуру.
Если в компании проводится проверка ФСС, в большинстве случаев проверяющие имеют список требуемых документов. Однако есть определенный комплект, который может понадобиться в ходе контрольных мероприятий ФСС в любом случае. К ним относятся такие документы, как:
В некоторых случаях этот список могут дополнить трудовые договоры и внутренние, коллективные документы компании. Произойти это может в случае наличия в них положения о специфических условиях компенсации.
Все копии документов, которые предоставляются проверяющим из фондов, должны быть заверены оттиском печати и подписью руководителя компании.
Результат проверки сотрудники ФСС должны оформить в виде акта. Этот документ раскроет информацию о нарушениях, если они выявлены, или об отсутствие таковых. Законодательство отводит на составление акта до 10 дней в зависимости от сложности документа.
Если при проверке обнаружены нарушения, то возможность привлечь страхователя к ответственности определяется руководителем территориального отделения соцстраха.
В случае доначисления по итогам проверки суммы задолженности в пользу внебюджетного фонда, данные средства подлежат добровольной уплате, либо взысканию в бесспорном порядке со счетов страхователя.
Если в ходе проведения проверки органы страхования обнаружили недоплату взносов во внебюджетные фонды, данную сумму в учете следует доначислить. Начисление по акту проверки ФСС можно следующей проводкой:
Дт 91-2 «Прочие расходы» Кр 69 «Расчеты по социальному страхованию».
Если по результатам проверки в отношении компании установлен штраф, отразить его в учете следует записью:
Дт 99 «Прибыли и убытки» Кр 69 «Расчеты по социальному страхованию».
Перечень документов,
необходимых для камеральной проверки, проводимой в соответствии c частью 1 статьи 4.7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
При обращении за возмещением средств.
1. Заявление о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения - в 2 экземплярах .
2. Справка-расчет, представляемая при обращении за выделением средств на выплату страхового обеспечения-в 2 экземплярах.
3. Копии документов , подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию (по Приказу Минздравсоцразвития РФ от 04.12.2009 г. N 951н)
4. Справка о состоянии счета с синим штампом банка (сведения по картотеке).
5. Платежные документы , подтверждающие выплаты пособий:
Заверенные копии расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей (в случае выплаты пособий через кассу предприятия);
Банковские реестры, платежные поручения с синим штампом банка (в случае выплаты пособий через банк).
Документы для проверки страхового случая.
1.Трудовая книжка работника.
2.Трудовой договор , все дополнительные соглашения к трудовому договору.
Пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
1.Листки нетрудоспособности, расчеты пособий.
2.Заявление от работника и Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.
3.Справка о постановке на учет в ранние сроки беременности.
4.Лицевой счет работника за расчетный период.
5.Табели учета рабочего времени за расчетный период.
6.Штатные расписания.
7.Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам организации за расчетный период.
Единовременное пособие при рождении ребенка.
1. Заявление от работника на выплату пособия.
2.Справка о рождении ребенка установленной формы, выданная органами записи актов гражданского состояния, а в случае рождения ребенка за пределами Российской Федерации - легализованный в установленном порядке документ, подтверждающий рождение ребенка, с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
3.Справка с места работы другого родителя о неполучении пособия либо справка из органа социальной защиты населения по месту жительства ребенка о том, что другому родителю пособие не назначалось, - в случае, если один из родителей ребенка не работает (не служит) или обучается по очной форме обучения в образовательных учреждениях начального профессионального, среднего профессионального и высшего профессионального образования и учреждениях послевузовского профессионального образования, а другой родитель ребенка работает (служит).
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком.
1. Заявление о назначении пособия.
2.Приказ о предоставлении отпуска.
3. Свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка, за которым осуществляется уход, либо выписка из решения об установлении над ребенком опеки.
4. Свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей).
5. Справка с места работы (учебы, службы) матери (отца, обоих родителей) ребенка о том, что она (он, они) не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие по уходу за ребенком, а в случае, если мать (отец) ребенка не работает (не учится, не служит), справка из органов социальной защиты населения по месту жительства матери (отца) ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
6.Справка (справки) с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя, подтверждающую, что назначение и выплата пособия этим страхователем (страхователями) не осуществляются (в случае работы у нескольких страхователей).
7.Лицевой счет работника за расчетный период.
8.Табели учета рабочего времени за расчетный период.
9.Расчет пособия.
Пособие на погребение.
1. Заявление от лица, взявшего на себя обязанность осуществить погребение умершего.
2. Справка о смерти, выданная органами записи актов гражданского состояния.
3.Расходные кассовые документы, подтверждающие факт выплаты, лицу, взявшему на себя осуществить погребение умершего или документы, подтверждающие оплату стоимости услуг специализированной службе по вопросам похоронного дела на основании счета.
4.При выплате пособия на умершего несовершеннолетнего – документы, подтверждающие степень родства.
Дополнительные выходные дни по уходу за ребенком – инвалидом.
1. Заявление от работника на предоставление дополнительных выходных дней.
2.Приказ (распоряжение) о предоставлении дополнительных выходных дней.
3.Лицевой счет работника за расчетный период.
4.Табели учета рабочего времени (графики при суммированном учете рабочего времени) за расчетный период.
5.Копия справки МСЭ.
6.Документы, подтверждающие место жительства (пребывания или фактического проживания) ребенка-инвалида;
7.Свидетельство о рождении (усыновления) ребенка либо документ, подтверждающий установление опеки, попечительства над ребенком-инвалидом.
8.Справка с места работы другого родителя (опекуна, попечителя) об использовании им дополнительных выходных дней либо копии документов (трудовая книжка и т.п.), подтверждающих факт отсутствия работы у второго родителя. В случае расторжения брака между родителями ребенка – инвалида, смерти или лишения родительских прав одного из родителей и в других случаях представлять документы, подтверждающие отсутствие второго родителя (родителей) или невозможности воспитания им (ими) детей.
9.Расчет оплаты дополнительных выходных дней по уходу за ребенком – инвалидом.
10.Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 2
ЖДЕМ ПРОВЕРКУ ИЗ ФСС
Контроль за начислением, уплатой страхователями страховых взносов на профессиональных заболеваний и расходованием этих средств производится Фондом социального страхования посредством проведения документальных выездных проверок страхователей, истребования у страхователей документов, получения от них объяснений, проверки данных учета и отчетности. Подробнее об этом - в статье.
Кому ждать проверку
Основной нормативный документ, который кадровик обязан изучить перед началом прихода проверяющих, - Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам, утв. Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 82.
Проверки проводятся в соответствии с квартальными планами, которые утверждаются руководителем отделения Фонда социального страхования: управляющим, заместителем управляющего, директором филиала, заместителем директора филиала.
Чтобы быть охваченными проверкой, нужно, чтобы предприятие отвечало хотя бы одному из критериев отбора "кандидатов" на проверку.
Критерии отбора страхователей для проверки следующие:
Наличие задолженности по уплате страховых взносов и других обязательных платежей в ФСС;
Значительные расходы, произведенные страхователем по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в проверяемом периоде;
Резкое изменение сумм выплат, начисленных в пользу работников, при стабильной численности;
Нерегулярность представления страхователем расчетной ведомости по средствам ФСС.
Срок проверки конкретного страхователя устанавливается руководителем отделения ФСС и определяется с учетом множества факторов: объема подлежащих проверке расходов страхователя; численности застрахованных лиц, работающих у страхователя; отдаленности страхователя; транспортных и иных условий.
В необходимых случаях руководителем отделения ФСС могут быть назначены внеплановые проверки страхователей.
Важно знать, что в рамках проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.
В случае если работодатель-страхователь по результатам камеральной проверки рекомендован для включения в план проведения документальных выездных проверок, проверке подлежат 3 календарных года, предшествующих году проведения проверки, и законченный отчетный период года, в котором проведена камеральная проверка.
Кого ждать
Проверка назначается и проводится на основании решения руководителя отделения ФСС.
Примерная форма
Фонда социального страхования
Российской Федерации
О ПРОВЕДЕНИИ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ СТРАХОВАТЕЛЯ
Подразделения),
"__" ___________ г. N ______
__________________
(должность руководителя отделения (филиала отделения) Фонда)
_________________________
___________________________________________________________________________
1. Провести проверку ______________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного
подразделения), Ф. И. О. физического лица)
Регистрационный номер страхователя ____________ Код подчиненности _________
ИНН _________________________________ КПП _________________________________
за период с __________ по _________________
2. В ходе проверки проверить начисление, уплату страхователем взносов
на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний и расходование этих средств.
(На основании Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах
обязательного социального страхования", Федерального закона от 24.07.1998 N
125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний", Постановления Правительства
Российской Федерации от 02.03.2000 N 184 "Об утверждении Правил начисления,
учета и расходования средств на осуществление обязательного социального
страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний" и иных законодательных и нормативных правовых актов по
обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве
и профессиональных заболеваний)
3. Проверяющие: ___________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества, занимаемые должности
___________________________________________________________________________
уполномоченных на проведение проверки должностных лиц отделения
(филиала отделения) Фонда)
__________________________________________________
(руководитель отделения (филиала отделения) Фонда)
__________________________________________________
(наименование отделения (филиала отделения) Фонда)
___________________ ______________________________
(подпись) (Ф. И. О.)
Место печати
С решением о проведении проверки ознакомлен:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
(подпись) (Ф. И. О.) (дата)
В день начала проверки проверяющими предъявляется работодателю решение руководителя отделения ФСС РФ о проведении проверки. Не забудьте истребовать и служебное удостоверение!
Не удивляйтесь, если к вам пришла "двойная" проверка, так как проверка в отношении одного страхователя может проводиться одновременно по обязательному социальному страхованию и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Следует знать, что проверки проводятся как работниками контрольно-ревизионных отделов, так и иными работниками отделения, уполномоченными на проведение проверок решением руководителя (заместителя руководителя) отделения.
Как долго будет идти проверка
Выездная проверка не может продолжаться более одного месяца. Указанный срок может быть продлен до двух месяцев, а в исключительных случаях - до трех месяцев.
Срок проведения проверки исчисляется со дня предъявления страхователю решения о проведении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке.
Датой начала проверки является день предъявления руководителю проверяемой организации (обособленного подразделения) либо его представителю решения руководителя отделения ФСС о проведении проверки. Датой окончания проверки является день подписания справки лицами, проводившими проверку.
Если возникает необходимость продлить проверку, то основания и порядок продления срока проведения проверки устанавливаются руководителем отделения ФСС.
Руководитель или заместитель руководителя отделения вправе приостановить проведение проверки. Приостановление и возобновление проведения проверки оформляются соответствующим решением руководства ФСС.
В некоторых случаях проверяющие могут прийти еще раз.
Повторной проверкой страхователя признается проверка, проводимая независимо от времени проведения предыдущей проверки по тем же основаниям и за тот же период.
При проведении повторной проверки может быть проверен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении повторной проверки.
Ждать повторной проверки нужно в трех случаях:
а) когда отделение ФСС задумало проконтролировать деятельность филиала отделения ФСС, проводившего проверку;
б) в случае представления работодателем уточненной расчетной ведомости по средствам ФСС за текущий период, в которой указаны данные в меньшем (большем) размере, чем в ранее представленной расчетной ведомости;
в) когда работодатель стоит на пороге реорганизации или ликвидации.
Что будут проверять
В рамках проверки ФСС вправе проверять начисление, уплату страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходование этих средств, а также расходование средств ФСС на обязательное социальное страхование филиалами и представительствами страхователя. При проведении самостоятельной проверки филиалов и представительств страхователя срок проверки увеличивается не более чем на один месяц на проведение проверки каждого филиала и представительства.
Перед тем как отправиться с проверкой к работодателю проверяющие из ФСС собирают предварительную информацию о нем:
Основной вид экономической деятельности, класс профессионального риска, страховой тариф страхователя или его обособленного подразделения, его производств (подразделений), являющихся самостоятельными классификационными единицами, установленная скидка (надбавка) к страховому тарифу;
Отчетные данные по средствам ФСС, представленные страхователем за проверяемый период;
Выплаты в пользу работников, на которые начисляются страховые взносы, в том числе выплаты в пользу работающих инвалидов;
Сведения о расчетах со страхователем;
Данные о предоставленных страхователю отсрочках (рассрочках);
Номера и даты решений о признании случаев страховыми при оплате временной нетрудоспособности и дополнительных отпусков пострадавшим в результате несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; о финансировании предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний; о финансировании проведения дополнительных и углубленных медицинских осмотров работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами; о выделении путевок на санаторно-курортное лечение пострадавшим; о финансировании иных мероприятий за счет средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Как проходит проверка
Проверка правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начинается с ознакомления с учредительными документами организации, а также с организационно-распорядительными документами, определяющими систему оплаты труда и формы материального поощрения, а именно:
Положениями, инструкциями и решениями работодателя, регулирующими систему оплаты труда;
Штатным расписанием;
Постановлениями, приказами, распоряжениями, коллективным договором, иными решениями по организации работ, выплате заработной платы, премий, материальной помощи или иных вознаграждений;
Договорами, по которым предусмотрена выплата заработной платы или иных вознаграждений, в том числе договорами гражданско-правового характера;
Другими документами, имеющими отношение к выплатам в пользу работников.
Проверка правильности начисления страховых взносов проводится сплошным методом, то есть проверяются все документы. А потому к проверке необходимо подготовить следующие документы:
Приказы о приеме на работу;
Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
Договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы (договор подряда, договор возмездного оказания услуг и др.);
Расчетные ведомости;
Платежные ведомости;
Лицевые счета;
Банковские и кассовые документы на предмет выплат в пользу работников (доход), не относящихся к фонду оплаты труда (материальная помощь; премии, не связанные с выполнением трудовых обязанностей; другие единовременные поощрения, включая стоимость подарков; средства на возмещение расходов работников по оплате жилья; надбавки к пенсиям, работающим на предприятии, из средств работодателя; расходы по оплате учреждениям здравоохранения услуг, оказываемых работникам за счет предприятия; оплата путевок работникам и членам их семей на экскурсии, путешествия за счет средств работодателя и др.).
Поскольку ряд работодателей-страхователей пользуются льготами по уплате страховых взносов, они обязаны подготовить к проверке документы, подтверждающие право на льготу:
Заверенные печатью организации и подписями ее руководителя и главного бухгалтера списки работающих инвалидов с указанием группы инвалидности, номера пенсионного удостоверения, номера и даты выдачи удостоверения, подтверждающего факт установления инвалидности, на каждого инвалида;
Сведения о величине выплат, начисленных в пользу работающих инвалидов;
Справки (копии справок) учреждений медико-социальной экспертизы, подтверждающие наличие инвалидности у работников-инвалидов;
Копии расчетно-платежных документов, подтверждающих суммы выплат в пользу работников, являющихся инвалидами I, II, III групп, организациями любых организационно-правовых форм;
Документы, подтверждающие наличие трудовых отношений организации с работниками-инвалидами.
Основаниями для назначения пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием являются:
Листок нетрудоспособности;
Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1 (Приложение N 1 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях");
Акт о случае профессионального заболевания (Приложение к Положению о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967).
Если проверяется правильность оплаты отпуска на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно в связи с предоставлением застрахованному путевки на санаторно-курортное лечение вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, то будет обращаться внимание на правильность сроков предоставления отпуска, исчисление оплаты отпусков (наличие документов, подтверждающих время нахождения в пути следования к месту лечения и обратно, - заявления, копий билетов и т. п.).
Напомните бухгалтеру, чтобы заранее были найдены копия приказа ФСС РФ о предоставлении пострадавшему путевки и копия приказа страхователя о предоставлении пострадавшему отпуска.
В случае непредставления страхователем в ходе проведения проверки запрашиваемых документов проверяющий вправе истребовать необходимые для проверки документы на основании требования о представлении документов.
Примерная форма
Место штампа отделения (филиала отделения)
Фонда социального страхования
Российской Федерации
ТРЕБОВАНИЕ
О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
___________________________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
На основании решения от ________ N ___ о проведении документальной выездной
проверки страхователя
Прошу представить к проверке следующие документы: _________________________
___________________________________________________________________________
(приводится перечень истребуемых документов)
___________________________________________________________________________
в срок до ___________ г.
Проверяющий _______________________________________________________________
(должность, Ф. И. О. лица, проводящего проверку)
_______________ ____________
(подпись) (дата)
Отметка о вручении:
_________________________________________________________
(руководитель организации (его представитель))
_________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
____________ ____________________________________________ _____________
(подпись) (Ф. И. О.) (дата)
Отметка о представлении документов ________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(варианты заполнения: документы представлены; документы не представлены;
приводится перечень непредставленных документов)
Документы, которые были истребованы в ходе проверки, должны быть представлены страхователем в 10-дневный срок в виде заверенных должным образом копий.
В случае если страхователь не имеет возможности представить истребуемые документы в течение 10 дней, в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, необходимо письменно уведомить проверяющих о невозможности представления в указанные сроки документов с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых страхователь может представить истребуемые документы.
В течение двух рабочих дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) отделения ФСС вправе на основании этого уведомления продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.
Как фиксируются итоги проверки
В последний день проведения проверки проверяющие обязаны составить справку о проведенной проверке, в которой называется предмет проверки и сроки ее проведения. Справка вручается руководителю проверяемой организации либо индивидуальному предпринимателю.
Примерная форма
О ПРОВЕДЕННОЙ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКЕ
"__" ___________ г. N ________
___________________________________________________________________________
(должности, Ф. И. О. лиц, проводивших проверку)
___________________________________________________________________________
(наименование отделения (филиала отделения) Фонда)
___________________________________________________________________________
с __________ по _____________ г. проведена документальная выездная проверка
___________________________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
___________________________________________________________________________
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
по вопросам начисления, уплаты страховых взносов на обязательное
социальное страхование от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний и расходования этих средств.
Регистрационный номер страхователя __________ Код подчиненности ___________
Код ИФНС России ___________________________________________________________
ИНН __________________________________ КПП ________________________________
ОГРН ______________________________________________________________________
Юридический адрес: ________________________________________________________
Адрес постоянного места жительства индивидуального предпринимателя
(физического лица): _______________________________________________________
за период с __________________ по ___________________
Подписи должностных лиц отделения Подпись руководителя
Фонда (филиала отделения): (его представителя):
_________________________________ ________________________________________
(наименование отделения Фонда (наименование организации (обособленного
(филиала отделения)) подразделения), Ф. И. О. индивидуального
предпринимателя, физического лица)
____________ __________________ _____________ ________________________
Экземпляр справки на ________ листах получил:
___________________________________________________________________________
(Руководитель организации (его представитель))
_________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
___________________ _____________________________________ __________
(подпись) (Ф. И. О.) (дата)
По результатам проверки организации или ее обособленного подразделения, уплачивающего страховые взносы, составляется акт проверки страхователя.
А дальше по результатам рассмотрения материалов проверки руководитель отделения ФСС выносит письменное решение о привлечении страхователя к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний либо об отказе в привлечении к ответственности.
Решение о привлечении к ответственности выносится при выявлении нарушений в части неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а именно:
Нарушение установленного срока регистрации в качестве страхователя в отделении ФСС;
Нарушение установленного срока регистрации в качестве страхователя в отделении ФСС более чем на 90 дней;
Осуществление физическим лицом, заключившим трудовой договор с работником, деятельности без регистрации в качестве страхователя в отделении ФСС;
Неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения облагаемой базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления сумм страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия);
Нарушение установленного срока представления в отделение ФСС установленной отчетности или ее непредставление.
Ясно, что решение об отказе в привлечении к ответственности выносится при отсутствии нарушений в части неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей по указанному виду страхования.
В решении о привлечении к ответственности либо в решении об отказе в привлечении к ответственности указывается срок, в течение которого лицо, в отношении которого вынесено решение, вправе обжаловать указанное решение.
Решение о привлечении к ответственности или решение об отказе в привлечении к ответственности вступают в силу по истечении 10 рабочих дней со дня вручения лицу (его представителю), в отношении которого было вынесено соответствующее решение.
Копия решения вручается страхователю (его представителю) под расписку или иным способом, свидетельствующим о дате его получения страхователем (его представителем).
Как должен выглядеть акт
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на хранении в отделении ФСС РФ, другой передается руководителю проверяемой организации (или ее обособленного подразделения).
Проверьте: в акте не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями лиц (руководителя проверяющей группы), проводивших проверку и подписывающих акт.
Акт структурно состоит из трех частей: вводной, описательной и итоговой.
Примерная форма
АКТ N _____________ "н/с"
документальной выездной проверки страхователя
по обязательному социальному страхованию
от несчастных случаев на производстве
и профессиональных заболеваний
___________________________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
_____________________________________________ ___________________
(наименование населенного пункта) (дата акта)
Юридический адрес: ____________________________________________________
Адрес постоянного места жительства физического лица: __________________
Регистрационный номер страхователя _________ Код подчиненности ________
Код ИФНС России _______________________________________________________
ИНН __________________________ КПП ____________________________________
ОГРН __________________________________________________________________
Расчетный (текущий) счет N ____________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование банка)
БИК ___________________________________________________________________
Проверяющие: __________________________________________________________
(Ф. И. О., занимаемые должности уполномоченных на проведение
___________________________________________________________________________
проверки должностных лиц, отделения (филиала отделения) Фонда)
на основании решения от ___________ N ____ проведена проверка по
вопросам начисления, уплаты страховых взносов на обязательное социальное
страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний и расходования этих средств за период с _________ по _________.
Проверка проведена в соответствии с Федеральным законом от 16.07.1999 N
165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования", Федеральным
законом от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от
несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний",
Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.03.2000 N 184 "Об
утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на
осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев
на производстве и профессиональных заболеваний" и иными законодательными и
нормативными правовыми актами по обязательному социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Проверка начата _______________ г., окончена ____________ г.
Должностными лицами (руководитель, главный бухгалтер либо лица,
исполняющие их обязанности) организации в проверяемом периоде являлись:
_________________________________ - _________________,
_________________________________ - _________________.
(наименование должности) (Ф. И. О.)
Установленная дата выплаты заработной платы ___________________________
Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию __________________
(имеется,
не имеется)
Предыдущая проверка проводилась с ________________ по ________________,
акт от ________________ N ________________________________________________.
Выявленные предыдущей проверкой недостатки и нарушения устранены (не
устранены) (в случае неустранения нарушений указывается их существо).
Расчетная ведомость по средствам Фонда представлена за периоды ________
_______________________________________________________________.
1. Настоящая проверка проведена _______________________________________
(метод проведения проверки: сплошной,
выборочный, с указанием на то, какие
вопросы проверены сплошным, какие
выборочным методом)
В ходе проверки проверены: ____________________________________________
___________________________________________________________________________
(приводится перечень проверенных первичных документов,
финансово-бухгалтерских и организационно-распорядительных документов, а
также договоров гражданско-правового характера, на основании которых
производились выплаты в пользу работников, на которые начисляются взносы на
обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний)
К проверке не представлены: ___________________________________________
(приводится перечень непредставленных
документов)
2. Проведена проверка:
2.1. Начисления страховых взносов по установленному законодательством
тарифу с учетом установленной отделением Фонда скидки (надбавки).
2.2. Расходов, произведенных страхователем в счет страховых взносов на
обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний.
2.3. Настоящей проверкой установлено следующее:
___________________________________________________________________________
(приводятся документально подтвержденные факты нарушений порядка
___________________________________________________________________________
начисления, уплаты и расходования средств Фонда с обязательными ссылками на
нормативные правовые акты или указание на отсутствие таких фактов)
3. Всего по результатам настоящей проверки установлено:
3.1. Недоимка в сумме ___________ рублей, в том числе:
а) неуплаченные страховые взносы в сумме ___________ рублей, из них в
результате занижения облагаемой базы для начисления страховых взносов в Фонд
в сумме ____________ рублей;
б) расходы, не принятые к зачету в счет страховых взносов в Фонд в
сумме ___________ рублей.
3.2. Излишне начисленные страховые взносы в Фонд в сумме ______ рублей.
4. По результатам настоящей проверки предлагается:
4.1. Уплатить ________________________________________________________:
(наименование организации, Ф. И. О. физического лица)
недоимку по страховым взносам в сумме _______________ рублей;
пени на недоимку по страховым взносам в сумме _______ рублей.
Сумма недоимки по страховым взносам и пеней определяется помесячно с
учетом излишне перечисленных страхователем страховых взносов, а также
задолженности отделения (филиала отделения) Фонда.
4.2. Отразить в бухгалтерском учете и расчетной ведомости по средствам
Фонда недоимку по страховым взносам, в том числе доначисленные страховые
взносы и не принятые к зачету расходы.
4.3. Привлечь _________________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного
подразделения), Ф. И. О. индивидуального предпринимателя,
физического лица)
к ответственности за нарушение порядка уплаты страховых взносов:
4.4. Перечислить в добровольном порядке:
Недоимку в сумме _______ руб. _______ коп. (КБК ___________________);
Пени в сумме ___________ руб. _______ коп. (КБК ___________________)
(наименование банка)
БИК ____________________;
Штрафные санкции в сумме _______ руб. _______ коп. (КБК ___________)
на расчетный (текущий) счет N __________________ __________________________
(наименование банка)
БИК ____________________.
4.5. Устранить ________________________________________________________
(приводятся предложения проверяющих по устранению
___________________________________________________________________________
выявленных нарушений)
В случае несогласия с фактами, изложенными в настоящем акте проверки, а
также с выводами и предложениями проверяющего Вы вправе представить в
течение 15 рабочих дней со дня получения настоящего акта в
___________________________________________________________________________
(наименование отделения (филиала отделения) Фонда)
письменные возражения по указанному акту в целом или по его отдельным
положениям. При этом Вы вправе приложить к письменным возражениям или в
согласованный срок передать документы (их заверенные копии), подтверждающие
обоснованность своих возражений.
В случае неуплаты в добровольном порядке недоимки, пеней и штрафов
региональным отделением Фонда будет принято решение о привлечении
страхователя к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение
обязанностей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев
на производстве и профессиональных заболеваний.
Подписи лиц, проводивших проверку: Подпись руководителя (его
представителя):
______________________________________ __________________________________
(наименование отделения (филиала (наименование организации, Ф. И. О.
отделения) Фонда) индивидуального предпринимателя,
физического лица)
_______________ ____________________ ___________ ____________________
(подпись) (Ф. И. О.) (подпись) (Ф. И. О.)
Экземпляр акта с _________________ приложениями на __ листах получил:
(количество
приложений)
Руководитель (его представитель):
___________________________________________________________________________
(должность, наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
_________________ _________________________ ______________
(подпись) (Ф. И. О.) Дата
Страхователь вправе участвовать в процессе рассмотрения материалов
указанной проверки лично или через своего представителя. В этом случае
необходимо подтвердить полномочия представителя, предъявив доверенность.
Неявка лица, в отношении которого проводилась проверка, не является
препятствием для рассмотрения материалов проверки.
Управляющий (заместитель) отделением: ____________________
Вводная часть акта (общие положения) представляет собой общие сведения о проводимой проверке, страхователе и должна содержать:
Номер, который присваивается акту при его регистрации в ФСС;
Наименование места проведения проверки (указывается населенный пункт, на территории которого она проводилась);
Дату подписания акта лицами, проводившими проверку;
Полное и сокращенное наименование проверяемой организации (обособленного подразделения) согласно учредительным документам;
Регистрационный номер и код подчиненности страхователя;
Код ИФНС России, в которой состоит на учете организация (обособленное подразделение);
ИНН/КПП организации (обособленного подразделения);
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
Код основного вида экономической деятельности;
Размер страхового тарифа в соответствии с классом профессионального риска (указывается на каждый проверяемый год);
Установленную скидку (надбавку) к страховому тарифу;
Банковские реквизиты (расчетный счет, наименование банка, БИК);
Фамилии, имена, отчества лиц, проводивших проверку, с указанием должности и наименования отделения ФСС, который они представляют;
Дату и номер решения руководителя отделения ФСС о проведении проверки;
Указание на цель проверки: проверка правильности начисления, уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходования этих средств;
Период, за который проведена проверка;
Фамилии, имена и отчества должностных лиц проверяемой организации (обособленного подразделения) - руководителя, главного бухгалтера либо лиц, исполняющих их обязанности в проверяемом периоде на основании приказа.
Акт должен быть составлен в ходе проверки либо не позднее двух месяцев после составления справки о проведенной проверке.
Обратите внимание: если в течение проверяемого периода происходили изменения в составе вышеназванных лиц, перечень этих лиц приводится одновременно с указанием периода, в течение которого эти лица занимали соответствующие должности согласно приказам, распоряжениям, протоколам собраний учредителей или другим документам о назначении и увольнении их с занимаемой должности;
Установленную дату выплаты заработной платы;
Сведения о наличии комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию;
Сведения о представлении расчетной ведомости по средствам ФСС за проверяемый период;
Сведения о методе проведения проверки по степени охвата ею первичных документов (сплошной, выборочный) с указанием на то, какие вопросы проверены сплошным, а какие - выборочным методом;
Перечень проверенных документов;
Перечень непредставленных страхователем документов (в случае неполного представления страхователем необходимых для проверки документов по запросу ФСС);
Иные сведения.
Описательная часть акта проверки содержит изложение документально подтвержденных фактов выявленных нарушений в начислении, уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходовании этих средств либо указание на отсутствие таковых.
По каждому отраженному в акте проверки факту нарушения должны быть четко изложены:
Период (месяц, год), к которому данное нарушение относится;
Оценка количественного и суммового расхождения между данными, отраженными страхователем в расчетной ведомости по средствам ФСС, и фактическими данными, выявленными при проверке первичных бухгалтерских и иных документов, а также записей в регистрах бухгалтерского учета;
Ссылки на первичные бухгалтерские документы (с указанием в случае необходимости бухгалтерских проводок по счетам и порядка отражения соответствующих операций в регистрах бухгалтерского учета) и иные доказательства, подтверждающие факт нарушения.
Соответствующие расчеты должны быть включены в акт или в приложения к нему. Однородные нарушения могут быть сгруппированы в таблицы, которые в зависимости от объема представленной в них информации включаются в текст акта либо приводятся в приложениях. При наличии приложений в описательной части акта делаются ссылки на прилагаемые материалы с указанием на то, что они являются неотъемлемой частью акта.
Обратите внимание: акт не должен содержать субъективных предположений проверяющих, не основанных на достаточных доказательствах.
Итоговая часть акта (заключение) должна содержать следующие данные (в случае их установления в ходе проверки):
Сведения о соответствии установленного класса профессионального риска основному виду экономической деятельности;
Сведения о выявленной в результате проверки недоимке по страховым взносам (из них в результате занижения страхователем облагаемой базы для начисления страховых взносов в ФСС);
Излишне понесенные расходы на обеспечение по страхованию вследствие недостоверности указанных страхователем сведений;
Расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, произведенные страхователем с нарушением требований законодательных или иных нормативных правовых актов либо не подтвержденные документами в установленном порядке;
Расходы на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников, на финансирование проведения углубленных медицинских осмотров работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, произведенные при отсутствии решения отделения ФСС или в нарушение такого решения, а также не подтвержденные документами о целевом использовании средств в соответствии с данными регистров бухгалтерского учета;
Сведения о суммах страховых взносов, излишне уплаченных страхователем;
Сведения о доначисленных страховых взносах;
Факты задержки страховых выплат в установленные сроки;
Расчет пеней, начисленных на недоимку по страховым взносам (помесячный), с учетом произведенных страхователем расходов в счет средств ФСС, излишне уплаченных страхователем взносов и задолженности отделения ФСС страхователю;
Факты выявленных проверкой нарушений порядка уплаты страховых взносов, за совершение которых к страхователям должны быть применены штрафные санкции.
К акту проверки прилагаются:
Копия решения руководителя отделения ФСС о проведении проверки;
Приложения к акту (за исключением случаев, когда все сведения и расчеты приведены в тексте акта).
Приложения должны быть подписаны проверяющими, а также руководителем проверяемой организации (обособленного подразделения).
При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица организации делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам проверки и являются их неотъемлемой частью.
При отказе руководителя проверяемой организации от подписания акта проверяющим на последней странице акта производится запись "От подписи акта отказался", заверенная подписью указанного лица.
Подписанный акт вручается руководителю организации (или руководителю обособленного подразделения), о чем на последней странице экземпляра акта, остающегося на хранении в отделении ФСС, делается запись "Экземпляр акта с приложениями на __ листах получил" за подписью руководителя организации (обособленного подразделения), получившего акт, с указанием его фамилии и инициалов, а также даты вручения акта.
Если руководитель организации уклоняется от получения акта (например, не приходит в отделение ФСС или отказывается подписать уведомление о вручении у почтальона), на последней странице акта делается запись "От получения настоящего акта уклонился", заверенная подписью проверяющего с указанием соответствующей даты. В этом случае акт направляется страхователю по почте заказным письмом или передается иным способом, свидетельствующим о дате его получения. К экземпляру акта, остающемуся на хранении в ФСС, прилагаются документы, подтверждающие факт почтового отправления или иного способа передачи акта страхователю (его представителю). При направлении акта по почте заказным письмом датой его вручения считается шестой день начиная с даты его отправки.
Как оспорить акт проверки
Страхователь вправе в случае несогласия с фактами, изложенными в акте, а также с выводами и предложениями проверяющих в течение 15 рабочих дней со дня получения акта представить в соответствующее отделение ФСС письменное объяснение мотивов отказа подписать акт или возражения по акту в целом или по его отдельным положениям. При этом страхователь вправе приложить к письменному объяснению (возражению) или в вышеуказанный срок передать в ФСС документы или их заверенные копии, подтверждающие обоснованность возражений или мотивы неподписания акта.
В течение 10 дней по истечении срока на обжалование акта проверки руководитель (заместитель руководителя) отделения ФСС выносит решение по результатам рассмотрения акта и других материалов проверки.
Материалы проверки рассматриваются в присутствии должностных лиц организации. О времени и месте рассмотрения материалов проверки ФСС надлежащим образом извещает страхователя заблаговременно. В то же время неявка страхователя, извещенного надлежащим образом о времени и месте рассмотрения материалов проверки, не является препятствием для рассмотрения материалов проверки, за исключением тех случаев, когда участие этого страхователя будет признано руководителем (заместителем руководителя) отделения ФСС обязательным для рассмотрения этих материалов.
В случае неявки должностных лиц материалы проверки и представленные страхователем возражения, объяснения, другие документы рассматриваются в их отсутствие. По результатам рассмотрения материалов проверки составляется протокол.
Отметим, что возражения на акт проверки - это именно право работодателя, никто не вменяет ему в обязанность подавать возражение, даже если он не согласен с выводами инспекторов. Неиспользование работодателем своего права на представление в ФСС возражений по акту проверки не лишает его права обратиться в суд за защитой своих законных прав и интересов и не свидетельствует о его согласии с начислениями по акту.
Оговаривая правомерность представления возражений по акту проверки, законодательство не устанавливает шаблона, которым мог бы воспользоваться работодатель, кроме упоминаний о том, что такая бумага должна иметь письменную форму. Работодатель может выразить несогласие с фактами, изложенными в акте проверки, а также с выводами и предложениями проверяющих. В качестве доводов необходимо будет приводить прежде всего нормы законодательства, четко и ясно указывая, по каким основаниям вы не согласны с замечаниями ревизоров.
Примерный образец
В филиал N ____ ГУ Московское
региональное отделение ФСС РФ
от__________________________,
(наименование организации)
рег. N _____________________,
ИНН ________________________,
адрес: ______________________
ВОЗРАЖЕНИЯ
на акт проверки страхователя по обязательному
социальному страхованию от несчастных случаев
на производстве и профессиональных заболеваний
г. Москва дата _______
"___" ____________ ____ г. главным специалистом ________________ (Ф. И. О.) был составлен акт N ____ установления факта нарушения законодательства об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Согласно акту выявлено неполное представление сведений, необходимых для осуществления учета в системе обязательного социального страхования, за III квартал 2012 г.
Согласно акту с нашей организации предложено взыскать штраф за указанное нарушение в размере 20% от сумм, причитающихся за отчетный период страховых взносов в ФСС (___________ рублей).
Указанный акт получен нашей организацией "___" __________ 2012 г.
Однако вопреки установленным законам правилам подведения итогов проверки врученный генеральному директору акт не содержал всех необходимых приложений, которые позволили бы нашей организации определить, в чем состояло неполное представление сведений, необходимых для осуществления учета в системе обязательного социального страхования, за III квартал 2012 г.
В связи с изложенным выше прошу оформить акт по результатам проверки надлежащим образом и представить нам недостающие приложения.
Руководитель _______________
(подпись)
В вводной части документа целесообразно указать:
Наименование организации, индивидуального предпринимателя (полностью Ф. И. О.);
Адрес места нахождения;
Наименование инспекции, куда представляются возражения;
Фамилию, инициалы и должность инспектора, проводившего проверку;
Даты начала и окончания проверки;
Дату представления возражений.
В основной части указываются выводы контролеров, с которыми вы не согласны. Дополнительно вполне можно указать положения акта проверки, с которыми вы согласны, особенно если эти положения в чем-то подтверждают вашу позицию.
Обязательно укажите, на какой именно акт проверки составляется возражение, указав дату и номер этого документа. Формулировка при этом может быть следующей:
"В период с ____ по _____ территориальным подразделением... Фонда социального страхования была проведена выездная проверка, по результатам которой составлен акт N ___ от ____________".
Далее имеет смысл указать, против чего именно возражает работодатель, ведь это может оказаться не вывод проверяющих в целом, а лишь часть из претензий ФСС. Для более ясного понимания, с чем именно не согласен проверяемый, можно даже привести формулировки из акта проверки. Написать при этом можно следующую фразу:
"При ознакомлении с актом проверки работодателем был установлен ряд выводов, не соответствующих фактам хозяйственной деятельности за проверяемый период. В частности:...".
И только после этого можно приступать к перечислению норм и изложению позиции относительно верной трактовки происходящего.
Решая вопрос о подаче возражений, следует оценить информацию, указанную в акте. Если выявленные ошибки надуманы или основаны на каком-либо ошибочном толковании норм, подавать возражения, конечно, нужно. Если ошибки, выявленные проверкой, по существу справедливы и весомых аргументов против выводов инспекторов у вас нет, тогда стоит поискать процедурные нарушения, допущенные контролерами при проведении проверки и составлении акта (сроки проведения проверки, направление требований о представлении документов и др.).
Доказательства представляйте в виде подборок копий первичных или других документов по спорным моментам. Все ссылки на нормативно-правовые акты указывайте в скобках после доводов. Уместно сослаться и на судебную практику. Здесь тоже есть некоторые правила. Если важные для вас выводы есть в актах высших судов (Конституционного, Высшего Арбитражного или Верховного), то их, конечно, указывайте в первую очередь. Если нет - выберите те постановления федеральных арбитражных судов, которые по обстоятельствам максимально сходны с вашей ситуацией.
Библиографический список
1. Возмещение из ФСС. Когда могут потребовать лишние документы // Главная книга. 2012. N 8.
2. Мингазова Э. И. Обобщение судебной практики рассмотрения дел с участием Фонда социального страхования за 2007 - 2010 годы // Арбитражные споры. 2010. N 4.