В случае возникновения претензий со стороны налоговой инспекции нередко приходится составлять письменный ответ (по образцу) на ее требования с предоставлением соответствующих пояснений. Как правильно составить такой ответ в разных случаях, готовые примеры и пошаговые инструкции – в этой статье.
Прежде всего, важно понимать, что предоставление пояснений – это не всегда обязанность работодателя. Если налоговая выявила несоответствия или ошибки, то организация должна предоставить разъяснения только в том случае, если они были найдены в ходе камеральной проверки. Наиболее часто встречаются такие нарушения:
Таким образом, ответ на требование налоговой целью предоставления соответствующих пояснений (по образцу) обязателен, если была проведена камеральная проверка, которая и выявила нарушения. А во всех остальных случаях предоставление письменных объяснений – это право компании. Однако, как показывает опыт, лучше позаботиться и направить в инспекцию письмо, поскольку это нередко помогает в донесении своей позиции до проверяющих.
Практика показывает, что в большинстве случаев пояснения необходимо предоставить в связи с расхождениями по НДС и налогом на прибыль .
В общем виде процедура происходит следующим образом:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не лишает налогоплательщика права предоставить свои пояснения в устном виде. Однако для того, чтобы перестраховаться (на случай возможных судебных разбирательств) лучше оформить всё письменно, копию которого обязательно сохранить у себя (электронную версию также лучше распечатать и продублировать).
Утвержденной формы не существует, поэтому каждая компания вправе выбрать собственный вариант. Лучше всего напечатать его на фирменном банке. А оформить документ можно по общим правилам:
Готовый пример представлен ниже.
На практике существует несколько распространенных случаев, когда налоговики предъявляют требование по предоставлению ответа (по образцу компании) с пояснениями своей позиции по той или иной теме. Готовые варианты решений рассматриваются далее.
Право требования объяснений со стороны компании по этому поводу появилось у инспекции относительно недавно – с 2014 года, что вполне законно. Однако на практике часто наблюдаются и такие случаи, когда представители проверяющих органов по сути злоупотребляют своим правом и запрашивают пояснения относительно подобных случаев:
В этих случаях компания не обязана предоставлять никаких объяснений. Тем не менее, в ответном письме можно заявить, что в отчетных документах была заявлена прибыль, и никаких фактических ошибок или заведомо ложных сведений организация не предоставляла.
Поскольку в 2015 году на все движимые имущественные объекты (кроме тех, которые относятся к 1 и 2 амортизационной группе) налоги не оплачиваются (при условии, что компания купила их после 1 января 2013 года), то по сути закон утвердил льготу. Такое льготируемое имущество уже обозначено в Налоговом кодексе (статья 381).
Однако многие представители инспекции (возможно, по незнанию) начали требовать документы, которые подтверждают возможность получения этой льготы, а также полный список всех движимых объектов, которые льготируются.
Здесь важно иметь в виду 2 момента:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Инспекция может запросить конкретный список активов, т.е. льготируемого имущества, и в интересах фирмы будет предоставить такие данные. Тогда ситуацию удается прояснить особенно быстро.
А вот как выглядит образец ответа на подобные требования, когда речь идет о предоставлении пояснений по льготируемому имуществу.
Разумеется, что все имущественные объекты их 1 и 2 амортизационных групп в этот список не включаются. Льгот на них не предусмотрено, к тому же представители налоговой службы не вправе потребовать пояснений конкретно по этим вещам.
Представители налоговой инспекции нередко начинают интересоваться случаями, когда в одном финансовом году фактически оплаченный имущественный налог снижался, а в следующем оставался примерно на том же уровне (т.е. не рос). Особенно часто внимание проверяющих привлекают ситуации, когда разницы между этими величинами слишком большие (по их мнению), поскольку это может говорить о незаконной финансовой схеме, направленной на неуплату.
К тому же 3-4 года назад были прецеденты, когда взаимозависимые организации намеренно просто передавали в собственность друг друга некоторые из движимых имущественных объектов, чтобы значительно снизить сумму платежа. Поскольку в 2015 году налог уплачивается и с такой базы, а у компании фактически налог не вырос, значит, по логике, она сознательно уклоняется от оплаты.
Ответ предоставляется по фактической ситуации. Наиболее часто влияют объективные факторы:
После этого компания просто приобретает имущество у фирмы, по отношению к которой она не является взаимозависимой. Именно эта причина и играет главную роль. В доказательство своей позиции присылаются договоры купли-продажи и финансовые документы, подтверждающие подобную законную схему.
В подобных случаях подозрения возникают потому, что происходит амортизация собственности, однако налог на имущество не оплачивается. Инспекторы снова могут предполагать некие незаконные действия. Однако на практике причина чаще всего легко объяснима и доказуема. Дело в том, что довольно большая доля в активах фирмы – имущество, которое относится к 1 и 2 амортизационной группе, а с него налог не оплачивается. Пример ответа для этого случая представлен ниже.
Часто налоговики предъявляют требование предоставления пояснений в связи с тем, что расходы, по их мнению, растут слишком быстро и составляют довольно большой процент в бюджете компании. Практика показывает, что подозрение вызывают те случаи, когда прибыль составляет только пятую часть и менее. Объяснить рост расходов очень просто, особенно на фоне реально воздействующих экономических причин:
Ответ на запрос налоговой – это обязанность компании, поскольку если совсем проигнорировать сообщение, у инспекции появляется право оштрафовать организацию на:
Таким образом, предоставить пояснение в большинстве случаев не представляет особой сложности. И игнорировать письмо – не в интересах компании: дело не только в возможном штрафе, но и в том, что поясняя свою позицию, фирма зачастую избавляет себя от необходимости проведения дальнейших разбирательств, в том числе судебных.
Видеокомментарий
В наше муниципальное учреждение поступила копия запроса городской Думы. Тема запроса касается нас косвенно. Должны ли мы отвечать на это письмо?
Порядок организации работы со справочно-информационными документами, в том числе с поступающими письмами, устанавливается каждой организацией самостоятельно во внутренних нормативных документах, если только он не регламентируется внешними нормативными документами, или законодательными актами.
В зависимости от разновидности писем они могут направляться как одному, так и нескольким адресатам. Порядок оформления реквизита «Адресат», а также способ направления документа определяются его авторами. Например, предложения о сотрудничестве принято адресовать конкретному получателю, а их может быть много. Если письмо затрагивает интересы нескольких сторон, то, как правило, оформляют один оригинал, в котором указывают несколько адресатов. При этом адресат, указанный первым – основной, а для остальных информацию направляют для сведения. К таким разновидностям писем относят: претензионные письма, исковые заявления, жалобы. Основным адресатом при этом выступает организация, у которой есть полномочия, чтобы решить тот или иной вопрос, изложенный в письме.
Часто вместе с письмом направляют дополнительные документы (приложения к письмам), рассматривать которые должен только основной адресат. В таком случае в отметке о приложении обязательно указывают, что приложение направляется только в первый (основной) адрес.
В каждой организации в соответствии с установленной процедурой обрабатывают поступившее сообщение: регистрируют, предварительно рассматривают, направляют руководителю, затем – исполнителю в соответствии с резолюцией или по содержанию письма. Если документ подлежит исполнению, то его ставят на контроль, и соответственно контролируют его исполнение. При этом исполнение писем не всегда должно завершаться направлением ответа. Что касается писем, где адресат стоит в копии, то исполнение данного документа определяется либо установленной внутренней процедурой, либо требованиями законодательства, либо самостоятельно руководителем в зависимости от содержания документа. В отдельных случаях автор письма (особенно если это вышестоящая организация), направляя документ нескольким адресатам, предполагает получение общего ответа по вопросу. В таком случае основной адресат будет главным исполнителем документа и вправе запросить у соисполнителей необходимую информацию.
Соответственно, если тема полученного запроса от вышестоящей организации напрямую не касается деятельности организации, и руководитель организации не принял решение направить на него ответ, то отвечать не нужно. Однако, чтобы не сомневаться в своих действиях, рекомендуем: а) созвониться с исполнителем письма (см. отметку об исполнителе на самом документе); б) связаться с основным адресатом (если эта организация или иное лицо связано с вашей организацией какими-либо организационными, технологическими или финансовыми процессами), чтобы уточнить необходимо ли предоставить ответ или информацию.
В заключение отметим, что в каждой организации должен быть установлен свой алгоритм организации работы с документами, в том числе и с входящими письмами, должно быть прописано, кто, в какие сроки исполняет документы, какие документы не подлежат исполнению, каким образом будут формироваться дела с исполненными документами и т.д. Данные процессы необходимо документально закрепить во внутренних нормативных документах в области делопроизводства, например, в Инструкции по делопроизводству.
Направьте налоговикам письменный отказ, если считаете требование незаконным и решили не давать пояснения. Иначе компанию оштрафуют на 5000 руб.
Когда налоговики требуют слишком много пояснений, у бухгалтерии возникает вопрос: а обязательно ли отвечать? Действительно, не всегда требования налоговиков законны. Есть запросы, на которые компания вправе не отвечать. Но если проигнорировать требование, возникает риск. Не дождавшись ответа, налоговики могут оштрафовать компанию на 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).
Иногда налоговики присылают требование с неправильным названием и ИНН компании. Если поступило требование, которое к вашей компании никак не относится, сообщите об этом инспектору, чтобы он не ждал ответа. Если же компания преобразовалась, например, из АО в ООО, а запрос пришел на старое наименование, нужно ответить. Ведь при преобразовании обязанности переходят к новой компании (п. 9 ст. 50 НК РФ).
Налоговики не вправе требовать пояснения по старым декларациям. Поэтому компания сама решает, отвечать ли инспекторам.
Бывает, что налоговики запрашивают пояснения в электронной форме обычным письмом, а не требованием. Это неверно (письмо ФНС России от 31 августа 2015 г. № ПА-4-6/15346). В этом случае компания не обязана высылать квитанцию о приеме. Да и технически сделать это не получится. Сразу скажите об этом налоговикам, чтобы они не заблокировали счет за отсутствие квитанции. Либо оперативно ответьте на запрос. По закону ответ на требование исключает блокировку счета (подп. 2 п. 3.1 ст. 76 НК РФ).
Посмотрите, по какой декларации налоговики требуют пояснения. Дата требования должна быть в рамках камеральной проверки (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 сентября 2012 г. по делу № А66-376/2012). Срок проверки - три месяца с даты, когда компания сдала декларацию. Продлить этот срок налоговики не вправе (п. 2 ст. 88 НК РФ).
Если дата вписывается в трехмесячный срок, но вы получили требование за несколько дней до его окончания, безопаснее ответить налоговикам. Несмотря на то, что пятидневный срок на пояснения истечет уже за пределами камералки.
Если на требовании стоит дата за рамками трехмесячного срока, компания не обязана давать пояснения. Но безопаснее ответить, если речь идет о расхождении доходов в декларации по упрощенке и выручки по выписке банка. Налоговики могут пересчитать налог на упрощенке исходя из банковской выписки. Тот факт, что налоговики затянули проверку, не дает им права требовать пояснения или документы. Но и не мешает принять решение по итогам проверки (п. , постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57). Поэтому компании придется оспаривать доначисления (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 марта 2013 г. по делу № А56-33645/2012).
Лучше дать пояснения о расхождении выручки на упрощенке с выпиской банка. Иначе есть риск доначислений.
На общей системе вероятность доначислений из-за того, что компания не пояснит расхождения, меньше. Например, если налоговики сравнивают выручку в декларации с данными по расчетному счету, то на основании одной выписки банка пересчитать налоги они не смогут. Ведь налоги определяют не по кассовому методу. Расхождений между разной отчетностью тоже недостаточно, чтобы доначислить налоги. Но на требования по льготам и убыткам лучше ответить, чтобы налоговики не отказали в льготах и не приглашали на убыточную комиссию.
Налоговики должны указать статью Налогового кодекса, на основании которой требуют пояснения, конкретный пункт не обязателен (приложение № 1 к приказу ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189). В правильном требовании должна быть . Это значит, что пояснения запрашивают в связи с камералкой. Налоговики вправе требовать пояснения по ошибкам и противоречиям в декларации, убыткам, льготам. А если компания сдала уточненку, в которой уменьшила налог, налоговики могут запросить, почему изменились показатели декларации (п. , ст. 88 НК РФ).
Если налоговики требуют пояснить что-то другое, у компании есть право не отвечать. Обычно это ситуации, когда инспекторы спрашивают про высокую долю вычетов по НДС, снижение выручки, рост прямых расходов в декларации по налогу на прибыль и т. д. Это не ошибки и не противоречия. Но мы советуем все-таки ответить инспекторам, хотя бы кратко, чтобы они не пригласили компанию на комиссию по налоговой нагрузке.
Если по результатам проведения проверки в организацию поступило письмо из налоговой с требованием предоставления пояснений, вероятнее всего, при автоматическом контроле отчетности были выявлены ошибки. Но учреждение не всегда обязано отвечать на запрос из ИФНС. Разъяснения необходимо направлять, если вопросы у инспектора возникли по факту проведения камеральных проверок периодической или итоговой отчетности.
Самыми распространенными неточностями, подразумевающими ответ на требование из налоговой о предоставлении пояснений, являются:
Разъяснительное письмо в ответ на требование о предоставлении пояснений необходимо направлять, если расхождения выявлены в процессе проведения камеральных проверок (п. 3 ст. 88 НК РФ). Но для налогоплательщику не повредит, если он отправит пояснительную информацию на запрос ИФНС, не связанный с камералкой. Это поможет сформулировать четкую позицию учреждения в разрешении той или иной проблемы.
Если же предприятие, получившее запрос о предоставлении пояснений, проигнорирует запрос, то по п. 1 ст. 129.1 НК РФ, последствием станет привлечение к административной ответственности и штрафные санкции в размере от 5000,00 (если ответ не предоставлен однократно) до 20 000,00 рублей (если это повторное нарушение).
Поредоставление подробной пояснительной информации приведет к диалогу с ИФНС и дальнейшему разрешению ситуации, тогда как неотвеченный запрос повлечет за собой серьезные разбирательства, не исключающие обращения в суд.
Все сроки и правила, как написать письмо в налоговую в ответ на требование об уплате налога, прописаны в НК РФ. После завершения камеральной проверки периодической или итоговой отчетности инспектор направляет в учреждение письмо в бумажном или электронном виде о выявленных расхождениях, подлежащих уточнению, разъяснению или корректировке.
Организация должна сформировать и передать пояснительный материал в течение пяти рабочих дней с момента получения запроса из ИФНС (п. 3 ст. 88 НК РФ). Письмо составляется в произвольной форме. Если налогоплательщик готовит ответ на запрос по факту камеральной налоговой проверки, то ему надлежит использовать образец ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений.
Ответ подают через систему электронного документооборота с обязательным использованием ЭЦП, по электронной почте, курьером либо непосредственно в инспекцию (письмо зарегистрируют в канцелярии). В доказательство своей позиции налогоплательщик формирует пакет документов со всеми необходимыми приложениями, заверенными и подписанными руководителем.
Если специалист уверен, что в поданной отчетности неточностей и расхождений нет , то по инструкции, как правильно ответить на требование ИФНС о предоставлении пояснений, в ответе необходимо указать, что в декларации или отчете за указанный период ошибок не содержится. Е сли ошибки все же были допущены, налогоплательщик предоставит корректировку декларации, уточняющую поданные сведения (п. 1 ст. 81 НК РФ).
При обнаружении технических помарок или неточностей, не влияющих на налогооблагаемую базу и величину исчисленного налога, в разъяснительном материале опишите сложившуюся ситуацию, отметив при этом, что верный вариант предоставлен в ответе на запрос либо в уточненной декларации.
Образец ответа на запрос по декларации НДС формируется в электронном виде, если организация по законодательству должна сдавать отчет через средства электронного документооборота (п. 3 ст. 88 НК РФ). Для ответа на запрос по НДС есть специально утвержденный бланк, поэтому, на основании п. 1 ст. 129 НК РФ, налогоплательщик обязан соблюдать не только условия об электронной сдаче, но и о форме подаваемых разъяснений. В качестве подтвердительной документации по НДС специалист подготовит копии счетов-фактур и книг покупок и продаж.
Правильный образец письма в ИФНС в ответ на требование о предоставлении пояснений по убыткам содержит информацию, по какой причине у налогоплательщика наблюдается превышение расходной части над доходной. Главное, что отмечает специалист при составлении пояснения, — это экономическую эффективность и целесообразность увеличившихся издержек и приложить к ответу оправдательные документы по каждому виду произведенных расходов. Вот так выглядит ответ в налоговую на требование о предоставлении пояснений по прибыли или убыткам.
Наша дорогая налоговая служба - ключевой орган государственной власти, от качества работы которого зависит размер государственного бюджета. Но что греха таить, в нем обязательно найдутся (и находятся) нечистые на руку сотрудники, всеми способами пытающиеся заполучить лишнюю «копеечку» из рук незадачливых бухгалтеров и руководителей организаций. Регламент взаимодействия с ФНС хорошо известен: поступило обращение - надо на него ответить; запросили какие-то документы - надо их отправить и т.д. Другими словами, обратная связь должна быть всегда. Однако инспекторы прекрасно понимают, что этим можно воспользоваться в своих корыстных целях и от случая к случаю пытаются «надавить» на незнание законов с целью наложить на фирму штрафы.Компания , официальный сервис 1С в Облаке, подобрала для вас пять курьезных случаев, где, вообще-то, ФНС можно и привлечь к ответственности (все имена изменены на вымышленные). У нас была возможность беседовать с бухгалтерами некоторых известных компаний и выяснить, какие странные, по их мнению, запросы они получали от ФНС в последнее время. Признаться, не было бы этой статьи, не будь столько обеспокоенности и возмущения с их стороны.
Не должны. Отталкиваясь от пп. 3, 6 ст. 88 НК РФ, а также приложения к приказу ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@, в ходе камеральной проверки могут дополнительно быть запрошены пояснения только в следующих случаях:
1. Сведения инспекторов и налогоплательщика разнятся;
2. Уточненная декларация предполагает меньшую сумму налога, нежели это было в первичной декларации;
4. В ней имеет место быть налоговая льгота.
Более никаких пояснений ФНС требовать не вправе.
Совет : игнорировать подобный запрос нельзя, но и давать пояснения также не нужно. Вполне допустимо в регламентированные сроки письмом уведомить работников ФНС о том, что на снижение прибыли есть вполне себе объективные причины.
- Ситуация неоднозначная. С одной стороны, инспекторы не нарушают предписания вышеупомянутых документов, где сказано о правовой обоснованности такого запроса. С другой стороны, у конечного адресата (налогоплательщика) нет ясного представления о том, что с его декларацией не так. Во-первых, инспекторы позвонили нашему бухгалтеру по телефону, во-вторых, что-то протараторили о «несоответствиях», которые после проверки не были обнаружены. Так или иначе, запрос ФНС, хоть и в такой форме сделанный, не рекомендуется обходить стороной, но можно поступить умнее и пойти тем же путем - позвонить в налоговую.
Совет : перезвоните инспектору и уточните у него, какие конкретно претензии они имеют к декларации. Если они снова не смогут ничего ответить внятно, а начнут заваливать посторонними вопросами, тогда в тактичной форме сообщите им, что с документом все в порядке. Далее можно без зазрения совести класть трубку.
В данном случае ответ очевиден. Отвечаем Марине Альбертовне и многим другим нашим коллегам, кто попал в схожую ситуацию: организация совершенно не обязана направлять вместе с уточнениями бумажные документы в качестве приложения к ним, согласно тексту ст. 88 НК РФ. При желании компания может выслать в ФНС данные из регистров налогового или бухгалтерского учета, а также другие документы, подтверждающие достоверность сведений. В теории, можно и 50000 листов распечатать, только платить за них придется из своего кармана. Не много ли они хотят в конце концов! Им сказать, а нам - сделать. Это разные вещи.
Совет : «уточненку» направляйте обязательно, а про другое вы вправе налоговикам вежливо отказать.
Письма из налоговой приходят по ТКС. Если письмо приходит другим способом, то это уже неправильно и в теории на него можно не реагировать. Как затем удалось выяснить, сотрудники фискального органа намеренно прибегают к подобной уловке, дабы факт их нарушений не был вскрыт. Полагаем, что никаких отрицательных последствий для компании не будет, если вы уведомите налоговиков об этом недоразумении в установленный срок.
Совет : на всякий случай, «уточненку» все же стоит подготовить. Далее лучше позвонить инспекторам и сообщить им, что они допустили ошибку, направив требование о предоставлении пояснений обычным письмом с использованием типа документооборота «ПисьмоНО», который предназначен для индивидуального информирования налогоплательщиков, вместо документооборота «Документ».
Изучив данный вопрос, мы пришли к выводу, что требование инспекторов незаконно. Срок камеральной проверки ограничен тремя месяцами со дня предоставления декларации. Продление этого срока не предусмотрено законом, в частности, п. 2 ст. 88 НК РФ. В том случае, если требование о предоставлении пояснений было направлено в рамках этого срока, их сделать было бы нужно. Здесь ситуация другая. И это даже в том случае, если пятидневный срок на их предоставление истечет уже за пределами камеральной проверки.
Совет : на свое усмотрение вы можете пойти на поводу у инспекторов, однако, закон на вашей стороне. Имейте в виду, что после отправки требуемого документа, он может стать основанием для очередных подозрений. И как бы чего они там не нашли…
Признаться, эти уловки просты: 1) надавить авторитетом; 2) надавить на незнание. Плохо то, что они, в большинстве случаев, работают.
Вполне себе естественно, когда у бухгалтера или директора компании в налоговой есть свои люди, с которыми можно поговорить по душам. В ходе одной такой беседы удалось выяснить, что не всегда рядовые инспекторы заинтересованы в подобных мероприятиях в отличие от их начальства, которое имеет свой корыстный интерес.
Примечателен случай №5 - фактически налоговики под предлогом текущей камеральной проверки запросили документы, не относящиеся к делу. Возможно, они просто забыли их проверить в предыдущий раз и теперь хотят найти очередной повод найти какую-нибудь ошибку. Как говорится, кто ищет - тот всегда найдет. Приведенный нами случай не является исключением.
Множество публикаций о налоговых инспекциях и не только вы сможете прочитать в СервисКлауд. Подпишитесь на новости и получайте новые статьи еженедельно в пятницу.
Если у вас нет программы для ведения учёта, оцените 14 дней бесплатно. Не нужно переплачивать за ИТС, серверное оборудование, ключи и настройку. Можно работать в 1С уже через минуту после регистрации.